El balance general es una herramienta muy útil para analizar la gestión financiera de una empresa, nos arrojan su nivel de inversión, el panorama completo de su estado financiero en determinado momento, con ellos podemos visualizar su crecimiento económico, si se comparan varios balances generales de diferentes tiempos, entre otros.
Por ello es recomendable que los apliques a tu emprendimiento o incluso a tus finanzas personales, si estás buscando cómo hacerlos y aún no lo sabes, llegaste al lugar indicado, en este artículo encontrarás toda la información necesaria sobre cómo hacer un balance general paso a paso, ¡quédate y aprende junto a nosotros!
¿Cómo Hacer un Balance General paso a paso?
Quizás solo un ejemplo no sea suficiente, por ello en este apartado preparamos para ti todo el paso a paso que debes seguir a la hora de hacer un balance general, síguelos todos al pie de la letra y obtendrás un resultado exitoso.
Paso #1.- Comienza con los activos circulantes✔
Realiza una tabla que se compondrá de dos columnas, en la primera del lado izquierdo debes iniciar registrando todos los activos corrientes o circulantes de la empresa, es decir, todo los que puedan convertirse en efectivo rápidamente; incluyen:
- Dinero en efectivo, cheques al día no consignados
- Dinero depositado en cuentas bancarias
- Cuentas por cobrar (préstamos, letras de cambio, ventas a crédito, entre otros)
- Inventario (materia prima almacenada, producción en proceso, producción terminada, productos disponibles a la venta)
Paso #2.- Registra los activos físicos✔
Debajo de éstos debes registrar todos tus activos físicos, aquellos que no puedes convertir en efectivo de forma rápida, éstos incluyen:
- Maquinaria
- Vehículos y equipo de transporte
- Mobiliario de oficina
- Ordenadores y todos los aparatos electrónicos y de informática existentes
- Inmuebles
- Terrenos
Ten en cuenta que dentro de los activos fijos, todos los bienes muebles, menos los terrenos van perdiendo valor con los años, por ello debes incluir la depreciación acumulada y restarla a la suma total de los activos fijos
Paso #3.- Incluye otros Activos✔
Si los hay es hora de que registres otros activos, en esta categoría se incluyen las patentes por ejemplo.
Paso #4.- Suma todos los activos✔
Luego suma los tipos de activos, primero de manera individual es decir todos los activos corrientes, no corrientes y otros; luego sumarás estos tres resultados y el monto que arroje será la cantidad de activos con que cuenta la empresa.
Paso #5.- Registra los pasivos corrientes✔
Ahora pasa a la siguiente columna de tu tabla, del lado derecho y registra allí los pasivos corrientes de tu compañía que son las deudas que se pueden cancelar en menos de un año, estas incluyen:
- Préstamos y créditos bancarios menores a un año
- Pago de facturas a proveedores
- Deudas con personas jurídicas o naturales, distintas a las entidades bancarias, entre otros.
Paso #6.- Incluye los pasivos fijos✔
Debajo de tus pasivos corrientes, debes colocar tus pasivos no corrientes o fijos que son todas aquellas deudas de la compañía que tienen más de un año como plazo de pago, por ejemplo:
- Créditos bancarios de mediano y largo plazo
- Deudas con agencias automovilísticas por adquisición de maquinaria y autos nuevos
Paso #7.- Otros pasivos✔
Debajo de éstos, si los tienes, debes registrar otros pasivos, por ejemplo, el pago de arrendamiento por adelantado.
Paso #8.- Suma todos los pasivos✔
Ahora debes sumar cada uno de tus pasivos de manera individual, de la misma forma en que lo hiciste con los activos, luego el resultado de éstos tres los sumarás y te dará el total de los pasivos de la empresa.
Paso #9.- Registra el patrimonio de la compañía✔
Ahora del mismo lado izquierdo debes registrar el patrimonio, y éste es la parte que pertenece al dueño y a los accionistas de la empresa, es considerado patrimonio:
- El capital invertido
- Las ganancias que han sido reinvertidas de nuevo en la empresa
- Utilidades, son todas las ganancias que se generaron en el periodo fiscal anterior
- Reserva legal
Paso #10.- Suma el patrimonio más los pasivos✔
Ahora suma todos los elementos del patrimonio, el resultado deberás sumarlo al total de tus pasivos, y la cifra que arroje debe coincidir con la suma total de los activos.
Paso #11.- Anexa el balance al informe final de la compañía✔
Por último, incluye tu balance en un informe final, que si lo deseas puedes respaldar con otra información como gráficos y estadísticas.
¿Cómo Hacer un Balance General en Excel?
Para hacer un balance general en Excel tienes dos opciones, la primera es descargar una planilla con toda la estructura y solo llenar las casillas con la información o la segunda, hacer el balance general desde el inicio; en este apartado te enseñaré la segunda opción, para ello debes seguir con detenimiento los siguientes pasos.
Paso #1.- Crea un nuevo documento en Excel
Abre un documento nuevo en Excel haz click en “archivo”, “guardar” colócale el título que prefieras y elige la carpeta en donde se ubicará, comprueba que esté en formato Excel y luego presiona el botón “guardar”.
Paso #2.- Combina y centra la primera fila
Con el puntero sombrea ocho casillas de la 1era fila, busca en la barra de herramientas del menú “Inicio” la opción “combinar y centrar”.
Paso #3.- Escribe el título y registra la fecha
Luego coloca el título del balance en mayúsculas con negrita y agrega además la fecha en que lo estás haciendo.
Paso #4.- Dale contorno a las celdas
Vuelve hacer click derecho en la celda combinada, selecciona “formatos de celdas” luego “Bordes” y has click en «contorno».
Paso #5.- Selecciona las celdas para una columna
Usa el puntero otra vez para seleccionar cuatro casillas de la segunda fila y expándelo hacia abajo hasta que consigas una columna con 10 casillas verticales aproximadamente y 4 horizontales.
Paso #6.- Repite paso 4
Con las casillas aun seleccionadas agrega contorno como en el paso 4.
Paso #7.- Vuelve a los pasos 5 y 6
Repite los pasos 5 y 6 de nuevo, de esta manera obtendrás las dos columnas de tu balance general.
Paso #8.- Combina y centra las columnas ACTIVOS – PASIVOS
Combina y centra usando el paso 2, las celdas de la primera fila de la columna izquierda, luego agrega contorno (paso 4) y escribe con mayúsculas en negrita ACTIVOS. Repite el mismo proceso en la columna derecha solo que agregarás la palabra PASIVOS.
Paso #9.- Agrega título de Activos y Pasivos circulantes
Combina y agrega contorno a la 2 fila de cada columna, y agregarás las palabras Activos circulante en la izquierda y Pasivo circulante en la derecha.
Paso #10.- Agrega los datos de activos circulantes
Comienza a agregar todos tus activos circulantes y cuando termines, en la fila siguiente combina y da contorno, luego agrega TOTAL ACTIVO CIRCULANTE.
Paso #11.- Verifica antes de sumar los activos circulantes
Antes de sumar el monto total verifica que todos los montos estén en una misma columna por ejemplo la C.
Paso #12.- Inserta la fórmula de SUMA
Para agregar la fórmula de suma párate en la casilla que se reflejará el total, luego inserta =SUMA (selecciona las casillas que vas a sumar), cuando cierres el paréntesis puedes hacer Enter y automáticamente se arrojará el resultado.
Paso #13.- Pasos 10 al 13, pasivos circulantes
Repite los pasos 10 al 13 para agregar los pasivos circulantes y conocer el total.
Paso #14.- Agrega activos y pasivos fijos
Para ingresar los Activos fijos haz el mismo procedimiento, solo que, al momento de agregar la depreciación, debes restarla al monto de los pasivos fijos, para ello usa la formula =RESTA (selecciona casillas), Enter.
Sin embargo, para pasivos fijos, otros activos y otros pasivos es el mismo procedimiento anterior.
Paso #15.- Registra el patrimonio
Cuando termines es hora de ingresar el patrimonio del lado derecho de la columna, para ello al final del TOTAL OTROS PASIVOS, la siguiente fila combina y dale contorno luego agrega la palabra PATRIMONIO. Inserta toda la información y sigue los mismos pasos anteriores.
Paso #16.- Suma todos los activos
Llegó la hora de sumar todos los activos, para ello en la fila debajo de TOTAL OTROS ACTIVOS incluirás TOTAL ACTIVOS. Agregarás la fórmula para sumar, seleccionando las casillas donde se encuentran el total de todos los activos, luego Enter y tendrás la cifra final.
Paso #17.- Suma todos los pasivos
Repite este procedimiento al sumar el patrimonio y los pasivos, recuerda que ambos totales deben coincidir y de esta manera tu balance general en Excel quedará listo.
¿Cuál es el Orden para Hacer un Balance General?
Al ser un documento financiero este debe seguir una disposición que sea clara para el lector, además de resaltar sus partes más importantes y que pueda ser analizado de manera fácil, por ello a continuación, te enseñaré en qué orden debes ubicar la información dentro de tu balance financiero.
#1: ACTIVOS CORRIENTES:
Lo primero que debes hacer es incluir los activos corrientes, estos son todos aquellos que puedes convertir en efectivo rápidamente.
#2: ACTIVOS FIJOS:
Debajo incluye tus activos fijos, es decir, todos aquellos que no se convertirán en efectivo.
#3: OTROS ACTIVOS:
Puedes incluir otros activos, en esta categoría incluyes a todos los que no encajen en las dos primeras.
#4: PASIVOS CORRIENTES:
Registra tus pasivos circulantes o corrientes, que son todas las obligaciones o deudas a pagar en menos de un año.
#5: PASIVOS FIJOS:
Justo debajo colocarás los pasivos fijos o no circulantes, estos incluyen tus deudas a largo plazo.
#6: PATRIMONIO:
Por último, ingresa el patrimonio de la compañía, que está conformado por el capital de inversión, las utilidades, entre otros.
¿Cuál es la Estructura de un Balance General?
Los balances generales no son realizados al azar, es decir cada uno de los elementos que lo componen son dispuestos de una manera específica y esto se debe a su estructura, si aún no la conoces, no te preocupes a continuación la encontrarás.
- ➤El balance general se estructura en una tabla que se divide en dos columnas, la de la derecha representará todos los activos y la izquierda contendrá todos los pasivos y patrimonio
- ➤Un balance general responde a la siguiente ecuación; activo = pasivo + patrimonio
- ➤El resultado de éste, es el balance a ambas cifras y puede decirse que la situación financiera de esta empresa es estable
- ➤Si la cifra de alguno de los lados es mayor y no coinciden, dentro de la gestión de finanzas hay error que debe ser corregido, ya sea porque se están registrando pérdidas o porque existe un desbalance con los activos.
¿Qué Tipo de Información se Consigue en el Balance General?
Con un balance general consigues una fotografía exacta del estado financiero de una empresa en un tiempo determinado, con él se demuestra la cantidad de inversión monetaria que se ha realizado, en dónde se ha invertido, y si esa inversión viene del capital propio de la empresa o si es a través de acreedores.
Refleja también la gestión que se realiza para manejar los pasivos de la empresa y que éstos se encuentren al día, además de dejar constancia cómo aumenta el patrimonio de la compañía o si sigue en el mismo lugar.
¿Qué es un Balance General y un Ejemplo?
Se trata de un informe que muestra el estado de una empresa o compañía en un momento especifico, por ejemplo durante un año; esto a través del análisis de activos, pasivos y del patrimonio que conforman dicha empresa.
El resultado que toda compañía espera arroje su balance general es el siguiente, el resultado de sus activos sea igual a la suma de los pasivos mas patrimonio de la empresa; de no ser así las pérdidas demuestran que no se están gestionando de manera correcta las finanzas y una cantidad que sobrepase refleja ingresos que no están siendo registrados.
Por ello es un “balance” se supone que los dos resultados deben coincidir; para dejarlo más claro ten en cuenta que los activos de una empresa se traducen como el dinero de sus cuentas bancarias, deudas de clientes, entre otros; los pasivos se refieren a todas las deudas de la empresa y el patrimonio a su capital, utilidades, inversiones.
Ejemplo de un balance general:
Para que obtengas mayor claridad de cómo hacer un balance general, a continuación, te presentaré un ejemplo con el que podrás guiarte a la hora de realizar tus propios balances.
Hemos llegado al final y queremos agradecerte por leernos hasta aquí, también esperamos que esta información te sea de mucha utilidad a la hora de realizar un balance general, recuerda que si deseas seguir disfrutando de todo el contenido de nuestro sitio web solo debes visitarnos en próximas publicaciones ¡Te esperamos! 😉 .