¿Cómo Hacer una Factura? Paso a paso

Una factura es un documento mercantil importante que comprueba cualquier operación comercial, como una venta, prestación de servicio o algún intercambio, en donde se engloba toda la información referente a esta acción, por lo que seguramente te habrás preguntado ¿Cómo hacer una factura? ¡Estás en el lugar indicado! Te mostramos todo lo que deberías saber.

 Es de suma importancia que como autónomo o empresario, entregues una factura a cada cliente cuando realices una venta de algún producto o servicio, así como también es necesario que esta factura tenga todos los elementos obligatorios y opcionales que debe tener, para que esta sea válida al 100%.

De cualquier manera que hagas la factura: a mano, por medio de un programa informático o de cualquier otra forma, cada una de las facturas deberá poseer una información puntual que es sumamente indispensable tanto para la empresa como para el que la recibe, para evitar inconvenientes con Hacienda o con el propio cliente.

 ¿Cómo Rellenar una Factura?

Realizar una factura con las características y elementos correctos, te asegurará que la venta de un producto o la prestación de algún servicio se agilice de la mejor manera, por lo que el cliente podrá ver los detalles en este documento y cancelarte sin ningún inconveniente.

De este modo, a continuación te mostraremos los elementos que debes tomar en cuenta y por lo tanto, incluir dentro de una factura simple, así que ¡Lápiz y papel en mano que empezamos!:

Paso #1.- Emisor de la factura

El emisor de la factura es la entidad que emite la factura, en este caso, incluye toda la información relevante del negocio: nombre y apellido (si eres autónomo), razón social (si eres empresa), dirección y número de identificación fiscal (NIF) o código de identificación fiscal (CIF).

De manera adicional, también puedes incluir en este apartado el número telefónico de la empresa o de contacto, correo electrónico, entre otros.

Paso #2.- Número de correlativo

Se refiere al número de la serie de la factura, la cual debe ser correlativa, es decir, ir de manera continua, ejemplo: 00001, 00002, 00003, etc.; y sin alterar la cronología. Durante el primer ejercicio fiscal, la primera factura debe ser la número 1, así no habrá inconvenientes en saltos de serie cuando las presentes a Hacienda.

Paso #3.- Remitente de la factura 

Así como es importante los datos del emisor, lo es también los del remitente de la factura, por lo que deberás incluir el nombre y apellido del cliente o razón social, dirección, NIF o CIF, así como otro dato que sea importante, como por ejemplo, número de contacto o correo electrónico.

Es muy importante siempre incluir esta información en la factura y además, no cometer ningún error en la transcripción de estos datos, ya que sin la información del remitente, será imposible deducirse el IVA correspondiente.

Paso #4.- Concepto de la factura

El concepto de la factura se refiere a la fácil descripción del servicio o producto que estás ofreciendo y por la cual estás emitiendo la factura. Generalmente, en esta parte se indica el número de modelo, número de serie o número de catálogo del producto vendido.

Paso #5.- Base imponible

La base imponible hace referencia al precio de cada uno de los productos o servicios excluyéndole el impuesto (porcentaje de IVA o IRPF) que le corresponde. Esta sección normalmente está al lado de la sección de Concepto de la factura. A veces, este dato puede que no aparezca explícito en algunas facturas, sin embargo, sí debe ser tomado en cuenta en el resto de los datos.

Paso#6.- Retención del IRPF

El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es opcional y solo es aplicable para aquellos autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tenga, la cual puede ser del 15% cuando se trata de una factura para otra empresa o autónomo; o del 7% durante los primeros 3 años de actividad de la persona.

Paso #7.- IVA

El Impuesto de Valor Añadido (IVA) se refiere al porcentaje del impuesto que deberás cobrar en cada facturación, el cual se calcula a partir del subtotal o base imponible. Existen varios tipos de IVA aplicables según el porcentaje aplicado al precio de venta, que va desde el general (21%), reducido (10%) y superreducido (4%), aunque en algunos casos el iva se encuentra exento en los productos o servicios que se venden.

Paso #9.- Importe total

También llamado simplemente Total, es el resultado de la base imponible al restarle el IRPF y sumarle el IVA (en caso de haber incluido estos dos últimos elementos). En otras palabras, es el monto a pagar mostrado en la factura, con los impuestos ya incluidos.

Paso #10.- Método de pago

Se trata de la forma en la que recibirás el pago por parte de tu cliente, la cual puede mediante diversas maneras: transferencia bancaria, cheque, domiciliación bancaria, efectivo, entre otras más.

Este punto es un tanto delicado, ya que deberás indicar en la factura las condiciones de cobro, por lo tanto, debes plasmar claramente la fecha de vencimiento antes de la cual tu cliente deberá cancelar, para que así no se convierta en una situación de morosidad.

¿Cómo Calcular la Retención del IRPF?

El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se presenta de dos maneras para los profesionales que estén dados de alta en algún Impuesto de Actividad Económica: una del 15%, la cual es la general, y otra es del 7%, que es para los primeros 3 años de su actividad.

La retención del IRPF dentro de una factura tiene dos características principales: primero, se calcula justo antes de la aplicación del IVA, y segundo, tiene signo negativo, es decir, que el cálculo de la retención se mostrará como una reducción aplicada en la factura.

A continuación te mostraremos cómo calcular la retención del IRPF mediante un sencillo ejemplo: supongamos que un profesional que lleva un año de ejercicio debe facturar a una empresa por la venta de un servicio de 2.000 Euros, ahora bien, el IRPF aplicado será de 7% (porque está en su primer año de ejercicio de actividad):

Paso #1.- Multiplicar la base imponible por el IRPF correspondiente (7%)

En este caso sería: 2.000 € x 7% = 14.000 €

Paso #2.- El resultado de la operación anterior, lo divides entre 100

Finalmente, 14.000 € ÷ 100 = 140 €

Este importe de 140 Euros, será el que al final se le reste a la base imponible.

¿Cómo Calcular el IVA?

Como lo mencionamos cortamente en la parte anterior, en España existen tres tipos de Impuesto Sobre el Valor Añadido (IVA), el cual, es el impuesto indirecto encargado de gravar el consumo de los servicios y productos, a saber son:

• IVA general, aplicable a cualquier servicio o producto y es del 21% (a excepción que posea un gravamen reducido o superreducido).
• IVA impositivo reducido, aplicable sobre todo a los alimentos, sector transporte y vivienda, etc. y es del 10%.
• IVA superreducido, aplicable a cualquier servicio o producto que se considere de primera necesidad, siendo del 4%.

La manera de calcular el IVA es muy sencillo, solo deberás tomar en cuenta dos elementos: la base imponible y el IVA correspondiente a ese producto o servicio (4%, 10% o 21%).

Ahora, te lo explicaremos mediante un sencillo ejemplo: supongamos queremos saber el IVA a cancelar del mismo producto anterior, cuya base imponible es de 2.000 Euros, siendo el IVA de tipo general (21%). De forma directa puedes saber fácilmente el IVA de algún producto, solo tendrás que seguir los siguientes pasos:

Paso #1.- Multiplicar la base imponible por el impositivo correspondiente (21%)

En este caso, 2.000 € x 21% = 42.000 €

Paso #2.- El resultado de la operación anterior, lo divides entre 100

Por último, 42.000 € ÷ 100 = 420 €

El resultado indica que el IVA al 21% de ese producto específico, que tiene una base imponible de 2.000 €, es de 420 €. ¡Listo, así de sencillo podrás calcular el IVA!

¿Cómo Calcular el Importe Total?

El importe total incluye la base imponible más todos los impuestos, como por ejemplo, el IRPF y el IVA, y al igual que los dos cálculos realizados anteriormente, este también es súper sencillo de hacer, porque engloba a ambos.

Utilicemos los ejemplos anteriores para saber cómo calcular el importe total, recordemos los datos:

• Base imponible: 2.000 €
• IRPF: (2.000 € x 7%) = 14.000 €÷ 100 = 140 €
• IVA: (2.000 € x 21%) = 42.000 € ÷ 100 = 420 €
• Importe total: 2.000 € – 140 € + 420 € = 2.280 €

Entonces, el importe total a pagar por el cliente, será de 2.280 Euros ¡Muy fácil de calcular, cierto?

Muchísimas gracias por acompañarnos hasta el final de este artículo sobre Cómo hacer una factura paso a paso ¡Te deseamos muchos éxitos en la elaboración de las tuyas! Además, te invitamos a que sigas indagando en más títulos interesantes en este blog hecho especialmente para tu información y entretenimiento.