¿Cómo Hacer un Instructivo?

Existen muchísimos tipos de instructivos: cortos, largos, para niños, para empleados, impresos en papel, digitales y ¡muchos más! Pero todos tienen en común una sola cosa y es instruir al usuario o lector.

La importancia de los instructivos radica en que estos son los que nos explica de manera clara y sencilla cómo hacer alguna cosa, qué procedimiento seguir para lograr un objetivo o cómo entender en funcionamiento de algún artefacto o juego.

Pero sabes ¿cómo hacer un instructivo? Aquí te enseñaremos cómo hacer un instructivo de trabajo, de un juego, de un juguete reciclado, y más. Además, te compartimos algunas herramientas para redactar en Word un instructivo para que cualquier usuario pueda entenderlo.

¿Cómo Hacer un Instructivo?

Es común que en las empresas existan instructivos de trabajos a manera de manuales que describan las actividades específicas a realizar en cada área, siendo éstos bastante importantes para poder alcanzar los objetivos laborales, mantener la seguridad de los trabajadores y asegurar el éxito productivo de la empresa.

Para hacer un instructivo de trabajo, primero debes formularte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el objetivo del instructivo?
  • ¿Para quién o quienes estará dirigido?
  • ¿Cuáles serán los procedimientos o actividades específicas a realizar?
  • ¿Cómo actuar en caso de un posible incidente?

Una vez puntualizado las anteriores interrogantes, debemos desarrollar uno a uno estos temas utilizando un lenguaje claro, para la fácil comprensión del usuario. Aunque no existe una regla estricta en cuanto al modo de realizar un instructivo de trabajo.

Los instructivos pueden realizarse de diversas maneras; son infografías que describan con poco texto e imágenes los pasos a seguir, pueden usar solo imágenes; también son textos escritos como una lista de instrucciones o pueden ser un manual de usuarios.

Para cada uno de estos casos usar la aplicación Word como procesador de texto para realizar el instructivo es una excelente opción y aquí te enseñamos a utilizarla.

Paso 1.- Elije la temática que tendrá el manual de usuario

Los manuales de usuarios son comúnmente utilizados en las empresas para realizar trabajos específicos o para aprender a utilizar un artefacto de cualquier tipo, por ello para hacer este instructivo necesitas tener claro que registrara, por ejemplo puede el funcionamiento de una maquina en la empresa.

Paso 2.- Documenta todos y cada uno de los pasos

Puedes guiarte de los apartados anteriores para ello, el proceso es el mismo describe cada uno de las acciones a seguir, estos serán los pasos, luego dales orden enumerándolos y es muy importante el uso de imágenes que describan las acciones para hacerlos mucho más entendibles, recopila todas en una carpeta para insertarlas en Word.

Paso 3.- Abre Microsoft Word

Puedes hacerlo desde el inicio de Windows haciendo doble click en el icono de la aplicación, se abrirá el menú de Archivo, has click en Nuevo y luego Crear documento en blanco.

Paso 4.- Configura la página de Word

Ingresa al menú Diseño de Pagina y has click en la opción tamaño, se desplegara una lista y selecciona el formato A4; luego en el mismo menú has click en Orientación y elige la horizontal; para hacer los márgenes selecciona la opción correspondiente haciendo click sobre los márgenes estrechos.

Paso 5.- Configura el instructivo en formato de libro

Dentro del menú Diseño de página has click en la opción configurar página, a continuación se abrirá una ventana con tres secciones diferentes (márgenes, papel y diseño) en la primera busca el apartado de páginas click sobre la lista desplegable que te mostrara una serie de opciones, selecciona el formato libro y luego click en Aceptar.

Paso 6.- Establece la configuración de los bordes de página

En el mismo menú  has click sobre la opción bordes de página, se abrirá una ventana y en la sección Borde de página selecciona la opción <cuadro> y has click en aceptar, aparecerá un marco en toda la página.

Paso 7.- Asigna el color de página

Dentro del menú de diseño existe otra herramienta que vas a utilizar para darle color a la página, has click en la opción “color de página”  y selecciona el que prefieras, en este caso te recomendamos utilizar tonos claros.

Paso 8.- Realiza la portada

Esta es la sección más vistosa de todo el instructivo y hacerlo puede ser un poco complicado, por eso usa la herramienta predeterminada de portadas en Word haciendo click en el menú Insertar, selecciona la opción Portada y elige la que más te guste.

Paso 9.- Realiza el índice del Instructivo

Para hacerlo te recomendamos que primero hagas una lista con este, puedes dividirlo con los títulos de los pasos o las partes en que se divide el Instructivo; luego escribe la palabra ÍNDICE en mayúscula; selecciona el Titulo 1 de Word y has click en el icono para centrar.

En el menú Insertar has click en Tablas e inserta una de dos filas y la cantidad de columnas que correspondan a el total de los ítems del índice, por ejemplo 20 ítems 20 columnas; luego arrastra la primera fila casi hasta el final para que quede una más grande que la otra, y por último en la 1era fila agrega el Ítem y en la segunda el nº de página.

Paso 10.- Elimina los bordes de la tabla del Índice

Selecciona la tabla y vuelve al menú diseño; has click en la sección Bordes; elige la opción <Sin bordes> automáticamente las líneas de las tablas desaparecerán, y el contenido se verá mucho más elegante.

Paso 11.- Configura el puntaje de la tipografía y agrega el contenido

Es hora de escribir el instructivo, para ello lo primero es escribir el título y seleccionar el Titulo 1 predeterminado de Word,  luego céntralo en la página; deja dos espacios con <Enter> para comenzar a desarrollar el contenido; titula cada paso y usa el título 2 predeterminado de Word, dejando la alineación a la izquierda.

Usa la tipografía predeterminada de Word (Calibri) o cámbiala por Arial, el puntaje debe ser 12 y en caso de que los pasos tengan subtítulos utiliza el titulo 3; también puedes hacer uso de las viñetas para las lista o al describir características rápidamente.

Luego de terminar cada paso inserta la imagen correspondiente, para hacerlo has click en el menú insertar, selecciona el icono para imagen, se abrirá una ventana a las carpetas de tu ordenador, busca la imagen selecciona y has click en Insertar; luego sombrea los textos de cada paso y usa la alineación <justificar>.

Paso 12.- Guarda e imprime el instructivo en Word

Luego de que termines con cada uno de los pasos y de escribir el instructivo, selecciona el menú Archivo, click en Guardar como; a continuación le darás nombre al archivo y selecciona el tipo de formato en que se guardara, despliega la lista click en PDF, elige la carpeta en la que guardaras y presiona el botón de guardar.

En el mismo menú de Archivo selecciona la opción para imprimir, configura la cantidad de copias que quieres del documento, si se imprimirá a una cara o doble, si usaras solo tinta negra o CMYK, selecciona la impresora y por ultimo has click en el botón para imprimir.

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¿Cómo Hacer un Instructivo para Niños?

Sabemos que los niños por su naturaleza, pueden llegar a ser un poco difíciles para lograr que realicen alguna tarea y más aún cuando esta tarea está implícita en un instructivo. Pero, esto no es trabajo si logramos captar su atención, sacándole provecho a nuestra creatividad.

Con los niños aprenderán de forma práctica a realizar procedimientos específicos, sin ayuda de otra persona en la mayoría de los casos; por lo que dichos instructivos deben ser claros, con un lenguaje sencillo y acompañados de recursos gráficos que le permitan al niño analizar, procesar y aprender los pasos o procesos a seguir y en este apartado te enseñamos como hacerlo.

Paso 1.- Elije el tema que tendrá el instructivo

El primer paso a seguir es seleccionar que temática tendrá el instructivo, por ejemplo puedes enseñarle alguna acción como amarrarse los zapatos o un procedimiento para armar algún objeto como un carrito de juguete.

Paso 2.- Realiza una lista con los materiales que necesitas

En un papel, en tu móvil o incluso en el ordenador realiza una lista con todos los materiales que necesitas para realizar el procedimiento del instructivo y las cantidades exactas que necesitas de cada uno; apóyate en las viñetas a la hora de realizar la lista para diferenciar cada material; por ejemplo siguiendo el tema de los zapatos

Un par de zapatos con agujetas

Paso 3.- Realiza un bosquejo con todos los pasos que siguen en la acción

En el mismo lugar donde escribiste la lista de materiales, describe cada uno de los pasos que se deben seguir de la forma más detallada posible, registra cada movimiento que se haga y las veces que se tenga que repetir; una forma de ayudarte, para que pases por alto ningún aspecto es grabar a alguien y luego veas el video para describe la acción.

Paso 4.- Numera y titula cada uno de los pasos

Te recomendamos que en el texto que realizaste en el paso anterior subrayes cada uno de los cambios de acciones mientras describes el procedimiento, estos serán los pasos, luego usa palabras claras y sencillas para titularlos y ordénalos en Paso 1, 2, 3, 4…; por ejemplo.

  • Paso 1: Agarra las agujetas con las dos manos
  • Paso 2: Mide y acomoda las agujetas para que tengan el mismo largo
  • Paso 3: Realiza el primer nudo de las agujetas

Paso 5.- Describe los pasos e inserta imágenes para cada uno de ellos

Que una imagen describa la acción que el niño debe realizar es muy importante para que pueda entender el instructivo; los niños son visuales y captan mucho mejor si se les muestra cómo se hace cada cosa.

Ilustra o toma fotografías de los movimientos de las manos a la hora de amarrar las agujetas, se recomienda que sean de una a tres imágenes dependiendo de la complejidad del movimiento.

Paso 6.- Revisa de nuevo cada uno de los pasos

Luego de que termines de hacer cada uno de los pasos revísalos y verifica que son entendibles, de hecho, puedes probar mostrando y preguntando a otros niños si entienden el texto que describe los pasos y que representan las imágenes, de ser así el instructivo para niños estará casi terminado.  

Paso 7.- Estructura toda la información

Cuando todo el contenido del instructivo esté listo y revisado, pásalo al formato en el que lo realizaras; para ello debes ordenarlo de la siguiente manera:

  • Título que le darás al Instructivo
  • Lista de materiales
  • Pasos, puedes ordenarlos uno debajo del otro en forma vertical y hacer columnas o en horizontal uno al lado del otro
  • Cual sea el caso todos con sus respectivas imágenes
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¿Cómo Hacer un Instructivo de Trabajo?

Muchos trabajos requieren que se realicen actividades de manera específica y sin ninguna variación, esto garantizara que aunque el personal sea rotado o cambiado de puesto quien llegue al cargo seguirá estos pasos al pie de la letra, por ello hacer un instructivo no es tarea sencilla debe tener un nivel de especificidad, claridad y precisión bastante alto.

En el siguiente apartado te enseñaremos cuales son los pasos que debes seguir para hacer un instructivo de manera exitosa.

Paso 1.- Elige la tarea o el procedimiento al cual realizar el instructivo

Lo primero que debes hacer es definir que tarea quieres registrar para que se realice de manera automática, en los trabajos de oficina es muy común hacer documentos de forma específica, por ejemplo un reporte semanal.

Paso 2.- Estructura todas las partes en las que se divide el instructivo

 Te recomendamos que puedas escribir todo los movimientos, acciones, entre otros que realices mientras escribes el reporte y enlista que partes lo componen; por ejemplo: fecha, encabezado, nombre del departamento de la empresa, a quien va dirigido, entre otros.

Puedes grabar a un trabajador que sepa cómo hacerlo al pie de letra y describe cada una de sus acciones, de esta manera será más sencillo registrar los pasos que componen el instructivo del reporte.

Paso 3.- Enlista cada uno de los pasos que componen el instructivo

Luego de que termines el borrador de tu instructivo, revisa para verificar que no se te olvide ninguno de sus pasos y luego en una lista titula cada uno de ellos por ejemplo:

  • Paso 1: Abrir un nuevo documento en el procesador de texto
  • Paso2: Escribe la fecha en la que se está realizando el reporte
  • Paso 3: Inserta el Logotipo de la Empresa
  • Paso4: Escribe el encabezado del reporte
  • Paso 5: Deja dos espacios y coloca el título del reporte con la tipografía establecida
  • Paso 6: Escribe la Introducción del reporte
  • Paso 7: Redacta todas las actividades que se realizaron en el mes y sus resultados
  • Paso 8: Incluye la informacion referente al tiempo y la cantidad de recursos usados
  • Paso 9: Inserta los gráficos con las proyecciones de las actividades de la semana

Paso 4.- Escribe el contenido de cada uno de los pasos

Detalla muy bien de que partes se compone este paso, lo más recomendable es que utilices un lenguaje en tercera persona y hagas uso de los verbos en infinitivo e imperativo, las viñetas y las numeraciones son una buena herramienta; por ejemplo:

Paso4: Escribe el encabezado del reporte

El encabezado del reporte se compone de las siguientes partes:

  • Nombre completo de la Empresa
  • Nombre del departamento de la empresa que realiza el reporte
  • Nombre del sub departamento a cargo del departamento que realiza el reporte
  • Nombre y cargo de la persona encargada del departamento que realiza el reporte
  • Nombre del departamento a quien está dirigido el reporte
  • Nombre y cargo de la persona que está encargada del departamento a quien se dirige el reporte semanal  

Paso 5.- Identifica el Instructivo

Una vez que termines con los pasos, añade una hoja al inicio del documento en la que coloques el nombre del Instructivo y los datos de la persona quien lo realizo, de esta manera será más fácil identificarlo cuando se necesite.

Paso 6.- Usa imágenes y guarda el instructivo

Puedes agregar imágenes que describas el procedimiento para identificar cada paso;  estas pueden ser fotografías o ilustraciones de los documentos por ejemplo; una vez terminado guarda el instructivo en tu ordenador o imprímelo y colócalo en un lugar seguro.

¿Qué es un Instructivo?

La palabra instructivo deriva del verbo instruir, que significa enseñar, educar, explicar o ilustrar. De manera que un instructivo es un texto explicativo que tiene por finalidad dar las pautas necesarias a un lector o a un usuario en cuanto a la realización de un procedimiento para hacerlo de manera eficaz.

También un instructivo nos da a conocer el funcionamiento correcto de algún artículo en particular, como, por ejemplo, el instructivo de uso de un aparato electrónico.

La extensión de un instructivo irá en función al grado de complejidad que tenga dicho artículo o cosa, pudiendo ser corto si se trata de unas instrucciones sencillas, como el caso de alguna receta de cocina, o bastante largas, como, por ejemplo, el instructivo de alguna maquinaria pesada.

Ejemplo

A continuación, te ejemplificamos un instructivo de una receta de cocina:

Ejemplo-de-Como-Hacer-un-Instructivo-uncomohacer

¡Esperamos que haya sido de gran ayuda el presente artículo acerca de cómo hacer un instructivo! ¡Muchos éxitos!

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