Los usuarios externos (no empleados de Asana) tienen muchas preguntas acerca de cómo ver los proyectos realizados con Asana, el software de gestión de proyectos y tareas más conocido. A pesar de que es fácil de usar y se adapta rápidamente a la gestión de proyectos de varias empresas, las personas ajenas al departamento de trabajo pueden tener problemas para visualizar sus proyectos alojados en la plataforma. Esto se debe a que Asana está diseñado para gerentes y equipos internos, y no siempre está diseñado para usuarios externos. La buena noticia es que hay formas de que los usuarios externos puedan visualizar, en algunos casos, los proyectos alojados en Asana, siempre y cuando el administrador de Asana haya configurado el software de una manera tal que esto sea posible. A continuación, se explica cómo usuarios externos pueden ver los proyectos en Asana.
1. ¿Qué es Asana y qué significa para los usuarios externos?
Asana es una herramienta de colaboración en equipo construida para ayudar a las empresas a conseguir mejores resultados. Esta herramienta de productividad puede aumentar la productividad de los proyectos y la colaboración entre empleados, integrantes del equipo, clientes y usuarios externos.
Para los usuarios externos, Asana ofrece una gran variedad de opciones. Por ejemplo, pueden crear y administrar fácilmente tareas para todos los miembros de un equipo de trabajo. También pueden ver todos los cambios en tiempo real para mantenerse al tanto de cualquier cambio en el estado de cualquier tarea. Finalmente, los usuarios externos tienen la opción de usar la vista de tablero y utilizar el potente filtro de tareas para organizar cuidadosamente las tareas de su equipo.
Asana también ofrece una forma intuitiva de comunicarse, permitiendo a los usuarios externos crear conversaciones sobre tareas específicas. Los usuarios externos también pueden integrar archivos desde diferentes servidores externos, lo que les permite mantener y compartir archivos importantes con el resto del equipo. Esto se consigue con herramientas de notificación personalizadas que les permiten recibir una alerta cuando alguna tarea ha sido actualizada o completada.
Con Asana, los usuarios externos pueden aprovechar la facilidad y comodidad que brinda una herramienta informática para organizar y controlar los proyectos en tiempo real. Esto les garantiza una mejor productividad, un proceso ágil y una mayor satisfacción de los clientes.
2. ¿Cómo los usuarios externos pueden ver los proyectos en Asana?
En Asana, hay dos formas en que los usuarios externos a la organización pueden ver los proyectos.
El primero es a través de un enlace de seguimiento o invitación. Esto envía un enlace de correo electrónico al usuario externo, que se puede usar para ver cualquier equipo o proyecto al que se haya invitado. Esta invitación no otorga ningún tipo de permisos específicos al usuario, por lo que solo proporciona una vista pasiva de los contenidos.
La segunda forma es la asignación de un usuario externo como miembro de un equipo específico, a un nivel de permiso específico. Esto le permite al usuario externo ver contenido y actualizar proyectos y tareas según sea necesario, dependiendo de su nivel de permiso asignado. Los equipos en los que se incluya la asignación de un usuario externo deben marcarse como equipos públicos para que el usuario externo pueda ver los contenidos.
3. Cómo usar la vista de equipo para administrar proyectos en Asana
La vista de equipo es una de las mejores herramientas de Asana para administrar proyectos de manera eficaz. Esta vista le permite ver una lista de todos los proyectos y tareas que forman parte del equipo, así como los responsables y el estado de cada uno de ellos. Es una característica única que le permite gestionar mejor sus proyectos.
Comenzando con la vista de equipo
El primer paso para usar la vista de equipo es crear un espacio de equipo, que es un lugar para organizar sus proyectos y tareas. Para hacer esto, ingrese a su cuenta de Asana, vaya al menú de laterales de la izquierda y haga clic en + Crear equipo. Esto le permitirá crear un nuevo equipo y asignar personas al equipo.
Agregar proyectos a la vista de equipo
Una vez que el equipo está creado, es hora de agregar proyectos al equipo. Puede hacer esto haciendo clic en el botón de + Agregar proyecto en la parte superior de la página. Esto le permitirá crear un nuevo proyecto y asignarlo al equipo que creó.
Personalizar la vista de equipo
Una vez que el equipo y los proyectos están creados, puede personalizar la vista de equipo para ver la información que desea. Puede hacer esto usando los botones y filtros en la parte superior de la página. Estos le permiten ver los proyectos y tareas por persona o por equipo, así como filtrar por estado y fecha. Esta es una gran manera de ver de un vistazo cuál es el progreso de su equipo y cuáles son las tareas críticas.
4. Usar la vista de equipo para compartir actualizaciones con los usuarios externos
La vista de equipo es una herramienta sencilla y útil para compartir actualizaciones con los usuarios externos. Los siguientes pasos te ayudarán a configurarla para garantizar la entrega de información a los usuarios externos de manera fiable y eficaz.
Paso 1: Configure un espacio de trabajo donde podrás compartir tus actualizaciones. Comience por crear un espacio de trabajo para compartir información con los usuarios externos. Esto puede ser un sitio web, lista de correo o grupo/canal de mensajería. Por ejemplo, ¿su equipo usa Slack para la colaboración? Crea un canal dedicado a compartir noticias y actualizaciones para los usuarios externos.
Paso 2: Cree un flujo de trabajo para la actualización de los usuarios externos. Cuando hayas establecido el espacio de trabajo, es necesario establecer un flujo de trabajo para actualizar a los usuarios externos. Asegúrese de establecer los procesos para la recolección, revisión y publicación de noticias y actualizaciones. Estos procesos deben ser claros para todos los miembros del equipo involucrados en el proceso.
Paso 3: Éntrela la actualización de los usuarios externos con el proceso de la vista de equipo. Para aprovechar el poder de la vista de equipo, conecte la actualización de los usuarios externos con el proceso de la vista de equipo. Esto significa que, si hay una nueva versión de la aplicación disponible, debe enviarse una actualización a los usuarios externos para informarles sobre las nuevas características y mejoras. De esta forma, los usuarios externos estarán al tanto de los últimos cambios en la aplicación.
5. Cómo administrar los permisos para los usuarios externos
Administrar los permisos para los usuarios externos en la nube puede ser un desafío. Estas son algunas recomendaciones para realizar el proceso con seguridad y garantizando la privacidad de los datos.
1. Definir los grupos de usuarios y sus privilegios. Dependiendo de sus funciones y el nivel de información al que tengan acceso, se deben establecer los grupos de usuarios y sus respectivos permisos. Por ejemplo, los usuarios externos que solo necesiten consultar información no tendrán permitido modificarla.
2. Asignar contraseñas a los usuarios externos. Las contraseñas de los usuarios deben ser complejas, y se recomienda no reutilizar las mismas entre diferentes usuarios. Siempre debe exists un administrador de cuentas que verifique los permisos asignados antes de proceder.
3. Usar herramientas de administración para los permisos. Se pueden usar diferentes herramientas disponibles para asegurar los permisos. Estas herramientas permiten proteger los datos personales mediante la implementación de Políticas de Privacidad, así como prescribir qué actividades los usuarios externos tienen permitido realizar. Existen herramientas como Microsoft Identity Manager o Okta que interfieren en el proceso de asignación de permisos de manera segura, garantizando la seguridad de los datos en la nube.
6. Crear y compartir informes de seguimiento con los usuarios externos
En muchos departamentos empresariales, hay cada vez más usuarios externos con los que tienes que compartir informes de seguimiento. Para mantener una comunicación clara y sencilla con estos usuarios, es importante saber cómo crear y compartir un informe de seguimiento adecuado. Estos pasos te ayudarán a modernizar tu departamento al hacer esto.
Paso 1: Crear una plataforma de seguimiento. Para crear un informe de seguimiento, lo primero que deberias hacer es crear una plataforma de seguimiento para almacenar toda la información. Esto es necesario para que tengas una fuente común de datos para tu informe de seguimiento. Existen varias herramientas que te pueden ayudar a gestionar tu plataforma de seguimiento como Iceberg, Trackster o Zonky.
Paso 2: Recopilar los datos de seguimiento. Una vez que creas tu plataforma de seguimiento, debes comenzar a recopilar y almacenar los datos de seguimiento. Esto puede tomar tiempo, pero es esencial para asegurarse de que tienes toda la información necesaria para tu informe. Algunos datos básicos que deberias recopilar son: nombres, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, historial de recaudación de fondos, nivel de participación y otros seguimientos relacionados.
Paso 3: Crear el informe. Una vez que hayas recopilado todos los datos de seguimiento necesarios, puedes comenzar a crear tu informe de seguimiento. Intenta mantener un formato estandarizado que sea fácil de leer y entender. Esto ayudará a los usuarios externos a analizar más fácilmente la información. Puedes usar herramientas como Izee o Peegoo para crear tu informe de seguimiento, y también puedes agregar gráficos y gráficos para ayudar a visualizar mejor los datos.
7. Establecer controles de seguridad para los proyectos que involucren a los usuarios externos
Integrando la seguridad en los proyectos
Es importante que todos los proyectos que involucren a usuarios externos de la empresa, cuenten con una medida de seguridad activa para asegurar que la información transferida entre ambas partes sea lo suficientemente segura. Esto implica la integración de ciertos controles de seguridad específicos para el proyecto en cuestión.
Una de las principales formas de garantizar esta seguridad es haciendo todo lo posible por asegurar que los flujos de trabajo de los usuarios sean los mismos en todos los procesos y que se elabore un esquema automatizado para comprobar que lo están siguiendo.
Además, también es importante definir los protocolos de autenticación para confirmar, de forma periódica, la identidad de los usuarios. Esta autenticación debe ser verificada por el servidor, una vez comprobada la identidad se les permitirá el acceso, siempre y cuando tengan los privilegios necesarios. Al mismo tiempo, se deben usar sistemas de encriptado para asegurar la transferencia de información.
Todas estas precauciones se deben considerar en cada uno de los proyectos que involucren a usuarios externos para garantizar que la información transferida entre ellos esté protegida y segura.
En resumen, Asana se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas que buscan tener una forma eficiente y estructurada de administrar sus proyectos. El hecho de que los usuarios externos puedan ver los proyectos en Asana se debe a la flexibilidad de la plataforma y al valor añadido que ofrece para los usuarios en el sector de la gestión de proyectos. A pesar de que esta forma de trabajo es cada vez más popular entre los usuarios, aún queda mucho por mejorar. Se espera que Asana siga avanzando y permitiendo que los usuarios compartan y trabajen de forma eficiente en los proyectos en su plataforma.