Compartir archivos y contenido en la plataforma Box es una excelente manera de tener toda la información necesaria a un solo click de distancia. Hoy en día, el compartir y acceder a contenido de forma remota y segura es un deseo de muchos usuarios. La herramienta de compartir archivos Box se ha convertido en una popular opción para aquellos usuarios preocupados por mantener seguro su trabajo. Esta guía explica los pasos para compartir un enlace de Box. El proceso es simple, y brinda muchas opciones para asegurar que los usuarios compartan de forma segura los contenidos apropiados.
1. ¿Qué es Box y cómo funciona?
Box es una plataforma de almacenamiento de archivos en línea creada para mejorar la forma en que los equipos comparten y colaboran con los archivos en la nube. Esta plataforma es una excelente herramienta para reducir el uso de la memoria local en dispositivos, y los archivos se pueden compartir y acceder desde cualquier lugar del mundo. Es una plataforma segura y confiable que ofrece un control de acceso de nivel empresarial con la posibilidad de recuperar datos accidentalmente borrados. La plataforma Box está disponible para usuarios individuales y organizaciones.
Funcionalidad principal: Box le permite a los usuarios guardar los archivos de una forma segura, descargarlos para su posterior uso, compartirlos en línea e incluso colaborar en ellos y hacer reuniones virtuales. Esta plataforma de almacenamiento en la nube tiene una gran variedad de herramientas útiles que permiten a los usuarios compartir y ver documentos sin la necesidad de usar recursos locales.
Cómo funciona: Para empezar a usar la plataforma Box, el usuario debe instalar la aplicación en su dispositivo compatible. Una vez instalada, el usuario debe crear una cuenta, configurar los ajustes de seguridad y agregar usuarios. Después de esto, el usuario puede comenzar a cargar sus datos en Box. Esta plataforma ofrece acceso seguro a un equipo completo de herramientas avanzadas que le permiten compartir y ver archivos de forma rápida y segura, modificarlos en línea, colaborar con otros usuarios y mucho más.
2. ¿Qué es un enlace compartido en Box?
Un enlace compartido de Box. Un enlace compartido de Box le permite a los usuarios compartir archivos o carpetas en la nube directamente desde la plataforma. Esto significa que los usuarios pueden enviar un enlace a destinatarios específicos, para que puedan acceder a cualquier archivo en línea, sin tener que descargar nada. Estos enlaces también pueden ser compartidos en plataformas de redes sociales, permitiendo a los destinatarios acceder a los archivos con solo hacer clic en el enlace.
Cómo Compartir un Enlace. Compartir un enlace es extremadamente fácil — después de iniciar sesión en Box, simplemente seleccione el archivo o carpeta que desea compartir, haga clic en el botón de opciones y seleccione «Compartir». En la página de compartir, ingrese el correo electrónico del destinatario o copie el enlace compartido y envíelo vía correo electrónico a su destinatario.
Configurar Configuraciones de Enlace Compartido. Si desea ajustar sus configuraciones de enlace compartido para asegurarse de que los destinatarios solo tengan acceso a los archivos que desea compartir, navegue hasta Configuración, seleccione Compartir y Ligas Compartidas y establezca las configuraciones de permisos. Si el enlace compartido es para un destinatario único, elija «Ver/Descargar»; si el enlace se esta compartiendo con varios destinatarios, elija «Actualizar/Descargar/Ver/Previsualizar». Después de realizar estos ajustes, los destinatarios tendrán garantizado el acceso solo a los archivos que desea que compartan.
3. ¿Cómo se genera un enlace compartido en Box?
Cuando compartes contenido en Box, hay dos maneras de hacerlo. Puedes compartir un enlace compartido de Box, que se puede ver desde cualquier navegador, o puedes compartir un enlace compartido con permisos colaborativos, donde los usuarios con permisos específicos pueden editar el contenido en línea.
En este artículo, veremos cómo generar un enlace compartido en Box.
- Paso 1: Ve a www.box.com e inicia sesión con tu ID de usuario.
- Paso 2: Navega hasta la carpeta o archivo que necesitas compartir y selecciónalo.
- Paso 3: En la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic en el botón «Compartir».
- Paso 4: Seleccione la opción «Compartir un enlace» para generar un enlace compartido de Box.
- Paso 5: Ingresa el nombre de la persona o personas con las que estás compartiendo el enlace. Puedes elegir las opciones «Personas conocidas» o «Personas no conocidas».
- Paso 6: En la sección «Privacidad y acceso», establece los permisos que deseas proporcionar a los usuarios conectados al enlace.
- Paso 7: Haga clic en «Crear» para crear el enlace compartido.
Ahora tienes un enlace compartido que puedes usar para compartir el contenido con otras personas. Puedes enviar el enlace a través de un correo electrónico o en un mensaje directo en redes sociales. Es importante recordar que los usuarios con los que compartes el enlace podrán ver el contenido en línea de acuerdo con los permisos establecidos por ti.
4. ¿Cómo se comparte un enlace a otra persona?
Cuando queremos compartir un enlace con otra persona, generalmente se lo enviamos por correo electrónico, mensaje de texto o aplicación de mensajería. Si el enlace es largo, lo mejor es acortarlo con herramientas como Bitly o TinyURL, para no hacer el envío demasiado extenso. Estos servicios hacen que el enlace se vea más corto en la pantalla para facilitar su cómodo envío.
También existen servicios especializados que permiten compartir enlaces de manera segura y sin problemas. Estos servicios suelen permitir al usuario compartir un enlace con otros usuarios, dándole derechos para consultar el enlace o incluso prevenir que otras personas compartan el enlace sin el permiso del primero. Esto es útil si queremos compartir el enlace solo con una persona.
Finalmente se puede compartir a través de redes sociales. Dependiendo de la red en la que nos encontramos, existen muchas formas para compartir un enlace a otra persona. Por ejemplo, en Facebook podemos escribir un estado con un enlace adjunto, compartir un enlace en un grupo, enviarlo por mensaje directo, añadirlo a los comentarios de un tema de discusión o simplemente enviarlo directamente a la privacidad de un usuario. Estas son maneras muy eficaces para compartir un enlace con otra persona.
5. ¿Cómo asegurarse que el contenido compartido está seguro?
1. Utilizar contraseñas robustas: Es muy importante utilizar contraseñas seguras para el contenido compartido; estas deben ser alfanuméricas, tener letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Además, se recomienda usar software y herramientas para generar contraseñas aleatorias y con más seguridad. LastPass es una herramienta recomendada por varios expertos.
2. Utilizar tecnologías de seguridad avanzadas: La autenticación de dos factores [2FA], también conocida como doble verificación, es un sistema de seguridad que requiere que se verifiquen dos factores diferentes, usualmente contraseña e identificación biométrica, para acceder a una cuenta. Este sistema ofrece mayor seguridad y evita el uso indebido de la misma. Por ejemplo, Dropbox ofrece 2FA a sus usuarios.
3.Controlar lo que se comparte: Las empresas deben controlar a quien se está compartiendo el contenido, así como asegurarse que no se suban archivos a sitios ajenos a la empresa. A menudo, los sitios externos no proporcionan niveles aceptables de seguridad para contenidos confidentiales. Por otro lado, siempre es recomendable asegurarse de que los dispositivos utilizados para compartir contenido estén equipados con un software de seguridad eficaz.
6. ¿Qué pasa si se invita a alguien a compartir un enlace?
Compartir un enlace es una excelente manera de compartir información con familiares, amigos y conocidos. Puede hacerse abriendo el enlace y seguir los siguientes pasos:
- En la página de contenido deseado, buscar el botón «compartir» o «enviar enlace».
- Copiar el enlace.
- Encontrar el botón de compartir en su correo electrónico y colocar el enlace.
- Buscar la dirección de correo electrónico de la persona a quien se le quiera enviar el enlace y agregarla.
- Escribir un mensaje y enviar el enlace a la persona indicada.
También se puede invitar a alguien a compartir un enlace vía mensajería instantánea como lo es Whatsapp. Puede hacerse lo siguiente:
- En la ventana de conversación o grupo, buscar el botón de «enviar enlace».
- Pegar el enlace copiado con un mensaje (opcional).
- Enviar el enlace directamente a la persona o grupo deseado.
- Compartir el enlace con tus familiares, amigos y conocidos.
Otra alternativa es publicar el enlace en una red social como lo es Facebook, Twitter, Instagram, etc. Aquí necesitaremos ingresar al sitio deseado y seguir los pasos siguientes:
- Iniciar sesión en la cuenta.
- Encontrar el botón de compartir o publicar contenido.
- Copiar el enlace.
- Pegar el enlace en la publicación con una breve descripción.
- Publicar el enlace en la red social para que los seguidores lo vean.
7. ¿Existen diferentes niveles de acceso para los enlaces en Box?
Sí existen diferentes niveles de acceso para los enlaces en Box. Los administradores de account de Box pueden configurar el nivel apropiado de acceso para los enlaces. Los tres niveles básicos son: lectura, edición y propietario. Estas opciones están diseñadas para dar a los usuarios de Box la capacidad de compartir contenido de manera segura.
Los usuarios con permiso de lectura pueden ver los archivos que aparecen al final de un enlace. Pueden descargar el contenido, pero no pueden modificarlo. Estos usuarios tienen el nivel de acceso más bajo, y el máximo de personas que pueden tener acceso de lectura en un enlace es de 50.
Los usuarios con permiso de edición pueden ver, descargar, modificar y compartir los archivos adjuntos a un enlace. Esto es útil si un usuario necesita actualizar los archivos compartidos con un contacto. El número total de miembros que se les puede conceder este nivel de acceso es hasta 50.
Los usuarios con permiso de propietario tienen control completo sobre el contenido compartido. Pueden modificar los permisos para usuarios específicos, publicar comentarios y compartir el enlace con otras personas. El límite máximo para el número de usuarios con derechos de propietario es de 1. Esto garantiza que los archivos compartidos sean seguros. En definitiva, compartir un enlace de Box es una forma eficaz de compartir contenido con otros usuarios. Tan solo es necesario haber creado un enlace, requiere poco tiempo y sin complicaciones. Ahora que ya conoces el proceso para compartir un enlace a través de Box, podrás usar cualquier recurso para obtener conexiones en cualquier momento y lugar.