¿Cómo notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido en Box? Compartir archivos en Box puede ser una forma rápida y conveniente de colaborar en proyectos y mantener a todos actualizados. Sin embargo, saber cuándo se comparte un archivo puede ser crucial para asegurar que nadie se quede fuera de la conversación. Afortunadamente, Box ofrece una función de notificación que te permite recibir alertas cada vez que alguien comparta un documento contigo. En este artículo, te explicaremos cómo activar y configurar esta función para que siempre estés informado sobre los archivos compartidos en Box. No te pierdas ningún detalle importante, sigue leyendo.
Paso a paso ➡️ ¿Cómo notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido en Box?
¿Cómo notificar a los usuarios cuando un archivo es compartido en Box?
A veces, cuando compartes un archivo en Box, es importante asegurarte de que los usuarios a los que lo compartes estén al tanto de ello. Box ofrece una función de notificación que te permite enviar automáticamente una alerta a los usuarios cuando se les comparte un archivo. Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso:
- Inicia sesión en tu cuenta de Box. Abre tu navegador y ve a la página de inicio de sesión de Box. Ingresa tus credenciales y haz clic en «Iniciar sesión».
- Selecciona el archivo que quieres compartir. Asegúrate de estar en la sección de «Archivos» de Box y navega hasta el archivo que deseas compartir. Haz clic en él para seleccionarlo.
- Haz clic en el botón «Compartir». En la parte superior de la página, verás un botón con el ícono de compartir. Haz clic en él para abrir la ventana de opciones de compartir.
- Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios a los que deseas compartir el archivo. Puedes escribir una dirección de correo electrónico a la vez o puedes separar varias direcciones con comas.
- Habilita la opción de notificación. Antes de hacer clic en el botón «Enviar», asegúrate de marcar la casilla que dice «Enviar notificación a los destinatarios». Esto asegurará que los usuarios sean notificados cuando se les comparta el archivo.
- Agrega un mensaje personalizado (opcional). Si deseas añadir un mensaje personalizado junto con la notificación, puedes hacerlo en el campo de texto debajo de las direcciones de correo electrónico. Esto puede ser útil si deseas proporcionar alguna información adicional o instrucciones.
- Haz clic en el botón «Enviar». Una vez que hayas completado todos los pasos anteriores, haz clic en el botón «Enviar» para compartir el archivo y enviar las notificaciones a los usuarios seleccionados.
¡Y eso es todo! Ahora los usuarios recibirán una notificación por correo electrónico cuando se les comparta el archivo en Box. Esto asegurará que estén al tanto de la colaboración y podrán acceder rápidamente al archivo compartido.
Recuerda que, si en algún momento deseas dejar de notificar a los usuarios cuando compartes un archivo en Box, simplemente desmarca la opción de notificación en la ventana de opciones de compartir.
Q&A
1. ¿Cómo enviar una notificación de un archivo compartido en Box a los usuarios?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Abra el archivo que desea compartir.
3. Haga clic en la opción «Compartir» en la parte superior de la página.
4. Ingrese las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los que desea notificar.
5. Elija si desea permitir que los usuarios puedan editar o solo ver el archivo.
6. Haga clic en el botón «Compartir» para enviar la notificación de archivo compartido.
2. ¿Cómo activar las notificaciones de archivos compartidos en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Haga clic en la pestaña «Configuración» en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Seleccione la opción «Notificaciones» en el menú desplegable.
4. Active la casilla de verificación «Notificar cuando se comparte un archivo con usted».
5. Guarde los cambios.
3. ¿Cómo recibir notificaciones por correo electrónico cuando un archivo es compartido en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Haga clic en la pestaña «Configuración» en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Seleccione la opción «Notificaciones» en el menú desplegable.
4. Active la casilla de verificación «Notificarme por correo electrónico cuando se comparte un archivo conmigo».
5. Guarde los cambios.
4. ¿Cómo configurar las notificaciones push para archivos compartidos en Box?
1. Inicie sesión en la aplicación móvil de Box en su dispositivo.
2. Toque el ícono de menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.
3. Vaya a «Configuración» y luego seleccione «Notificaciones».
4. Habilite la opción de «Notificaciones push».
5. Asegúrese de que «Archivo compartido» esté activado en la sección de notificaciones.
6. Guarde los cambios.
5. ¿Cómo revisar las notificaciones de archivos compartidos en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Haga clic en el ícono de campana en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Se abrirá un menú desplegable con todas sus notificaciones.
4. Desplácese hacia abajo para ver las notificaciones de archivos compartidos.
5. Haga clic en una notificación para abrir el archivo compartido.
6. ¿Cómo dejar de recibir notificaciones de archivos compartidos en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Haga clic en la pestaña «Configuración» en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Seleccione la opción «Notificaciones» en el menú desplegable.
4. Desactive las casillas de verificación de las notificaciones que no desea recibir.
5. Guarde los cambios.
7. ¿Cómo ver quién tiene acceso a un archivo compartido en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Abra el archivo compartido.
3. En la barra lateral derecha, haga clic en la pestaña «Compartir».
4. Aparecerá una lista de usuarios que tienen acceso al archivo.
5. Desplácese hacia abajo para ver la lista completa.
8. ¿Cómo cambiar los permisos de acceso de un archivo compartido en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Abra el archivo compartido.
3. En la barra lateral derecha, haga clic en la pestaña «Compartir».
4. Aparecerá una lista de usuarios con permisos de acceso.
5. Haga clic en el menú desplegable junto al nombre del usuario y seleccione el nivel de permiso que desea otorgar (editar, ver, etc.).
6. Los cambios se guardarán automáticamente.
9. ¿Cómo dejar de compartir un archivo en Box?
1. Inicie sesión en su cuenta de Box.
2. Abra el archivo que desea dejar de compartir.
3. Haga clic en la opción «Compartir» en la parte superior de la página.
4. En la sección «Personas», encuentre el usuario con el que desea dejar de compartir el archivo.
5. Haga clic en el botón «Eliminar» junto al nombre del usuario.
6. Confirme la acción para dejar de compartir el archivo.
10. ¿Cómo recibir una notificación cuando un usuario deja de compartir un archivo en Box?
Actualmente, Box no proporciona notificaciones específicas cuando un usuario deja de compartir un archivo. Sin embargo, puede revisar periódicamente la configuración de permisos y la lista de usuarios con acceso para controlar los cambios.