¿Cómo no mostrar archivos en la nube en OneDrive? Esta es la pregunta que muchas personas que han optado por almacenar sus archivos en OneDrive seguramente se hacen todos los días. La seguridad de los datos es un tema cada vez más importante en el mundo de la era digital, y muchas personas quieren asegurarse de que sus datos estén seguros en la nube. Afortunadamente, OneDrive ofrece la opción de ocultar archivos en la nube. Afortunadamente, existe un recurso importante para aquellos que desean mantener sus archivos a salvo en la nube. Aprender a ocultar archivos en OneDrive es un paso importante para mejorar la seguridad de los archivos de un usuario, tanto personales como profesionales. Esta guía te mostrará cómo proteger tus archivos al ocultarlos en OneDrive, explicando cómo evitar la publicación accidental o el acceso sin autorización a los documentos digitales.
1. ¿Por Qué Restringir el Acceso a La Nube?
Una de las preocupaciones más importantes que los usuarios de nubes tienen es la seguridad de los datos con los que trabajan. Por eso, muchas empresas y usuarios particulares deciden restringir el acceso a la nube para evitar cualquier tipo de riesgo de seguridad. Estos métodos de restricción pueden ser fáciles de implementar si se sigue un proceso lógico y paso a paso.
Un primer paso para restringir el acceso a la nube es activar la autenticación de dos factores (2FA). Esta es una medida de seguridad adecuada para garantizar que solo los usuarios autorizados pueden acceder a la nube. Para activar la autenticación de dos factores, se debe seguir el procedimiento establecido por el proveedor de la solución en la nube. Los usuarios tendrán que ingresar su contraseña además de un código único para acceder a la nube.
Por otro lado, la restricción de acceso también se puede alcanzar definiendo permisos especificos para el usuario o grupo de trabajo. Esto garantizará que solo los usuarios autorizados pueden ver y modificar los datos en la nube. Además, se puede limitar el alcance de los usuarios, evitando que ellos accedan a cierta información o secciones de la nube que no les corresponden.
2. Introducción a OneDrive y sus Características
OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube con el que se pueden almacenar y compartir archivos. Pertenece a la familia de Microsoft 365, y a partir de ahí, sus usuarios pueden disfrutar de sus ventajas y beneficios. Se trata de una herramienta útil para aquellos que necesitan mantener sus archivos sincronizados y accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.
UnoDrive cuenta con una gran cantidad de herramientas y características útiles, desde la compartición de archivos, la colaboración documental con otros usuarios, la creación de encuestas y listas de tareas, hasta la conexión sencilla a servicios externos. Los usuarios también pueden subir documentos escaneables para su conversión a documentos digitales y agregar comentarios a os archivos compartidos para la colaboración. Entre las herramientas se encuentran:
- Autosave & Autorecovery: le permite a los usuarios guardar y recuperar archivos de forma automática
- Version de archivos: todos los cambios que se hagan se guardan para evitar la pérdida de información
- Soporte para Office Online: se pueden editar documentos directamente desde la web con Office Online
Además, OneDrive facilita la transferencia de archivos de y hacia plataformas externas como Google Drive, Dropbox y muchas otras. Los usuarios también tienen la opción de configurar una sincronización automática para mantener los archivos almacenados siguiendo actualizados. De este modo, siempre se tiene una copia de seguridad que está actualizada en caso de que los archivos sean eliminados o se pierda el acceso a un dispositivo.
3. Cómo Ocultar Archivos en OneDrive
En OneDrive, la seguridad y privacidad son factores clave. Si desea controlar quién ve sus archivos y carpetas, puede cambiar la configuración de archivos y carpetas a privado. Esto le permitirá ocultar los archivos para que solo pueda verlos usted y las personas a las que haya dado permiso para verlos. Esta es una manera sencilla y rápida de ocultar archivos de su cuenta de OneDrive.
Cambiar la visibilidad de los archivos: abra su cuenta de Microsoft y vaya a OneDrive. En la ventana de OneDrive, desplácese hacia la parte superior para ver la opción «Configuración». Haga clic en el icono de configuración en la parte superior. Ahora, verá una ventana con una lista de opciones. Seleccione la opción «Cambiar la visibilidad de los archivos». Aquí puedes cambiar la visibilidad de los archivos y carpetas a privado.
También puede asignar permisos a los archivos y carpetas asegurándose de que ciertas personas no tengan acceso. Antes de cambiar la configuración de archivos a privado, puede asignar permisos a los usuarios específicos con los que desea compartir los archivos o carpetas. Para hacer esto, vaya a la página principal de OneDrive, hagaclic en la flecha junto al nombre del archivo o carpeta al que quiere dar permiso y seleccione la opción «Compartir». Aquí puede elegir quién puede ver el archivo y quién no. Una vez que haya asignado los permisos, puede cambiar la visibilidad de los archivos a privado para asegurarse de que solo estas personas puedan ver los archivos.
4. Pasos Sencillos para No Mostrar Archivos en La Nube
1. Deshabilitar el servicio. Para controlar y gestionar el contenido que se encuentra en la nube se debe deshabilitar el servicio. La desactivación se puede lograr de forma remota de acuerdo a la particular aplicación que se esté utilizando. Por ejemplo, si los archivos usan el protocolo SFTP podrían desactivarse desde una línea de comandos. De forma alternativa, se pueden deshabilitar los servicios individualmente, por ejemplo, para cerrar la puerta FTP, se podía cerrar el puerto 21 en el dispositivo de la nube.
2. Filtrar la entrada de datos. Es necesario supervisar el tráfico entrante. Esto se puede lograr mediante el uso de un cortafuegos, el cual podría estar implementado en el dispositivo de la nube. Un buen cortafuegos debería ser configurable para que sólo permita a los dispositivos de confianza acceder a los contenidos de la nube. También, se deben definir políticas claras que describan la intervención en los servicios, por ejemplo, si se establece un máximo para la cantidad de archivos.
3. No compartir información sensible. La información sensible como direcciones, nombres de usuarios y contraseñas, no debe compartirse con el resto de la organización. Por el contrario, esta información se debe almacenar en archivos seguros en el dispositivo local. Por otra parte, los usuarios autorizados no deben recibir archivos sin la autorización previa.
5. Los Diferentes Niveles de Acceso a Los Archivos
Cuando trabajamos con archivos, es común tener varios niveles de acceso. Los usuarios pueden tener diferente permiso para leer, modificar, agregar y eliminar información. Es importante que entiendas los distintos niveles de acceso para que entiendas como puedes aprovecharlos al máximo.
Puedes habilitar diferentes permisos desde el software o el servidor dirigido a los usuarios. Existen diferentes niveles de acceso que puedes configurar. Estos niveles pueden variar según el sistema operativo y la aplicación. Los niveles de acceso más comunes son:
- Lectura: Los usuarios tienen permiso para leer información, pero no pueden modificarla.
- Escritura: Permiso para leer y modificar la información.
- Modificar: Los usuarios pueden agregar, modificar y eliminar información.
- Acceso Completo: Los usuarios tienen permiso para todas las operaciones, pudiendo agregar, modificar, leer y eliminar.
Para poder configurar los niveles de acceso al archivo es necesario tener un conocimiento adecuado de la aplicación o el sistema operativo. Puedes consultar tutoriales o instrucciones para conocer los pasos a seguir para realizar la configuración. Esto te dará toda la información y los pasos necesarios para poder ajustar esta configuración según tus necesidades.
6. ¿Cómo Establecer Limites de Compartir en OneDrive?
La forma correcta de compartir contenido en OneDrive es ajustar los límites. Esto es un ajuste necesario para asegurar que los usuarios solo compartan el contenido con los usuarios autorizados. Esto también ayuda a prevenir el uso no autorizado de los archivos.
Aquí hay algunos pasos sencillos para establecer límites de compartir en OneDrive:
- Primero, inicia sesión en el sitio web de OneDrive. Si no tienes una cuenta, puedes registrarte gratuitamente.
- Segundo, en la barra de navegación, haga clic en la opción de compartir y se abrirá una nueva página para compartir archivos.
- Tercero, en la barra lateral izquierda, haga clic en el icono de configuración y se abrirá una nueva página para establecer límites de compartir.
Una vez en esa nueva página, puede establecer los límites de compartir como Todo el mundo (incluidos los servidores externos) o Público (solamente personas dentro de la organización) en la lista desplegable. Esto le dará una mayor seguridad para compartir archivos en OneDrive. Además, también puedes establecer los permisos de compartir de la misma manera, como verificar, editar, crear y modificar.
7. Proteger Los Datos Almacenados en la Nube
En la actualidad, una de las principales preocupaciones de muchos usuarios es garantizar la seguridad de los datos almacenados en la nube. La gran demanda de servicios en línea muchas veces hace que se descuide la seguridad y los usuarios acaben con información personal comprometida. Es vital proteger esta información contando con las herramientas necesarias para hacerlo.
Pasos para mantener la información segura:
- Instalar software de seguridad. El uso de antivirus y firewalls, así como herramientas especializadas en control de plataformas de nube para su total protección, son indispensables para garantizar el almacenamiento seguro y proteger los datos.
- Realizar copias de seguridad. Esta es una práctica recomendada para evitar la pérdida de la información. Mientras mayor cantidad de copias se hagan, mayor seguridad tendrán los datos.
- Desconectar de la nube cuando no se esté utilizando. Esto hará menos vulnerable al sistema, disminuyendo el riesgo de que personas malintencionadas puedan acceder a la información.
- Mantener actualizado el sistema y los softwares. Esta práctica es esencial para asegurarse de que el sistema no sea vulnerable a ataques externos.
- Utilizar contraseñas seguras. Las contraseñas deben ser cambiadas cada cierto tiempo para asegurarse de que nadie más las pueda usar.
Aprovechar las características de los proveedores:
Algunos proveedores de servicios en la nube tienen características especiales que permiten cifrar los datos a nivel almacenamiento. Esta funcionalidad es una buena solución para asegurar la información que se almacena. Otra forma de hacerlo es recurrir a servicios especializados en la protección de datos, como Cimus Technologies, que ofrece herramientas avanzadas para proteger la información almacenada en la nube.
De esta forma, los usuarios de OneDrive ahora tienen la opción de mantener sus archivos en la nube sin tener que mostrarlos públicamente. Esto les da una capa adicional de seguridad y privacidad, manteniendo sus archivos seguros y al alcance cuando los necesitan. Esta herramienta ofrece flexibilidad a los usuarios de OneDrive, permitiéndoles controlar cómo comparten sus archivos y con quién comparten sus datos.