¿Cómo invitar a otros a unirse a una reunión en Zoho?

¿Realizando reuniones por videoconferencia en línea, pero no está seguro de cómo invitar a otros a unirse? Entonces está en el lugar correcto: aquí le explicaremos cómo hacerlo a través de Zoho. En los últimos meses, muchas empresas han tenido que implementar una estructura de trabajo remoto como respuesta al contexto actual de la pandemia. Esto ha estado asociado con el uso de herramientas tecnológicas como la videoconferencia como método alternativo para reunir personas trabajando en casa. Entre todas las opciones, una de las más utilizadas ha sido Zoho. Esta plataforma ha sido clave para la interacción entre los miembros de un equipo de trabajo, permitiendo realizar llamadas grupales y sesiones de chat, y realizar y compartir presentaciones. Ahora explicaremos cómo realizar invitaciones para unirse a una reunión en esta plataforma.

1. ¿Qué es Zoho?

Zoho es una plataforma de software en la nube que ofrece una amplia variedad de aplicaciones para empresas, enfocadas principalmente en tareas de administración, comunicación y marketing. Con Zoho, puedes cambiar, adaptar y modernizar el flujo de trabajo de tu empresa al tiempo que le ofrece a tus empleados un lugar para crear, comunicarse y trabajar juntos. Zoho ofrece a las empresas una serie de herramientas listas para usar e integrables con las aplicaciones y servicios existentes, lo que permite optimizar todos los procesos y mejorar el rendimiento.

En particular, Zoho puede ayudarlo a gestionar su negocio, proporcionar diferentes herramientas para clientes y colaboradores, integrar recursos, y crear reportes y gráficos simples. Las aplicaciones de Zoho pueden ayudarle a implementar su programa de trabajo y aprovisionar para reducir la carga de trabajo. Por ejemplo, puede automatizar procesos empresariales como el seguimiento de tareas, control de inventario, monitoreo de resultados, optimización en tiempo real y la creación de reportes. También es posible crear grupos de trabajo en línea para comunicarse, desarrollar proyectos y compartir información.

Finalmente, el panel de control de Zoho ofrece varias herramientas de administración que le permiten gestionar fácilmente todos sus proyectos. Estas herramientas le permiten monitorear el tiempo empleado en una tarea, la eficiencia general, el estado de la tarea, y los resultados obtenidos. Usted también puede ver información sobre sus empleados y clientes, y generar informes y gráficos para evaluar el crecimiento y el desarrollo de su negocio.

2. ¿Cómo crear una reunión en Zoho?

Organizar una reunión con Zoho es muy fácil. Esta plataforma de videoconferencias ofrece todas las herramientas y recursos necesarios para ayudar a los usuarios a organizar una reunión exitosa. La siguiente guía detalla cómo crear una reunión en Zoho paso a paso.

1. Accede a tu cuenta de Zoho

Solo tienes que dirigirte a la web de Zoho, es decir zoho.com. Si todavía no tienes una cuenta creada, tendrás que hacerlo. Una vez hayas iniciado sesión en tu cuenta, verás la página principal. Ahí puedes acceder al resto de opciones como la creación de una reunión. El paso siguiente es establecer la programación de la videoconferencia.

2. Establece la programación de tu reunión

Una vez hayas hecho clic en el menú de programación (que se encuentra en la parte superior derecha de la página), verás el calendario disponible para programar una sesión. A continuación, debes seleccionar el día, la hora y el lugar donde preferirías tener la reunión. Todos los usuarios que planifiques que participen tendrán que aceptar su invitación para que la reunión tenga lugar.

3. Envía invitaciones a todos tus participantes

• Introduce los correos electrónicos de los invitados que deseas que asistan y envíales la invitación.
• Invita a tus amigos invitándolos a una sesión específica en función de la programación establecida.
• Puedes acceder a la sala de reuniones en la fecha acordada escogiendo la opción ‘Unirte a la sala’.
• Recuerda incluir los datos de la reunión, el motivo de la videoconferencia, tus pruebas de subject line y el objetivo principal de la reunión.

3. ¿Cómo invitar a otros a una reunión en Zoho?

Si desea invitar a amigos, familiares u otros a una reunión en Zoho, puede hacerlo con solo unos pocos sencillos pasos. Existen varias formas de hacerlo, y en este artículo se explican a continuación.

Paso 1: Inicie sesión en la cuenta Zoho: Lo primero que necesita hacer para invitar a otros a una reunión de Zoho es crear una cuenta o iniciar sesión en ella si ya la tiene. Asegúrese de tener la última versión de la aplicación. Esto se puede hacer ejecutando el software Zoho, conectándose a la versión web o abriendo la aplicación móvil si dispone de un dispositivo móvil.

Paso 2: Encontrar la sala de reunión: Después de iniciar sesión en su cuenta de Zoho, deberá buscar la sala de reunión. Esto se puede hacer desde la pantalla de inicio de la aplicación. Seleccione la opción «Reuniones» para ver todas las salas disponibles. Desde aquí puede crear una nueva reunión o unirse a una ya existente si tu cuenta está vinculada a alguna.

Paso 3: Invite a otros: Después de encontrar la sala de reunión, podrá invitar a otros a unirse utilizando su dirección de correo electrónico o su número de teléfono. Haga clic en el botón «Invitar» para añadir un nuevo invitado, seleccione la fuente de invitación y luego ingrese la dirección de correo electrónico o el número de teléfono del destinatario. Una vez que el usuario haya confirmado su asistencia, ya estará listo para comenzar la reunión en línea con Zoho.

4. Qué información debe incluir en el correo de invitación

Debido a que los correos de invitación son la primera impresión que algunos usuarios tendrán de tu evento, es importante asegurarse de que contengan toda la información necesaria. Una vez que decidas cuáles invitar, prepárate para redactar tu correo de invitación con los siguientes puntos:

1. Nombre y descripción del evento: Incluye el nombre de tu evento, una descripción general de lo que se presentará y el motivo principal del mismo. Esto puede parecer obvio, pero asegúrate que los invitados obtengan una imagen apropiada del mismo.

2. Fechas y horarios: Incorpora cualquier cambio en el programa y cualquier información adicional que se haya agregado después de escoger los invitados. Si el tiempo estimado de cada actividad es corto, deberías considerar proporcionar a tus invitados horarios detallados para cada parte del evento.

3. Dirección y contacto: Proporciona una dirección completa para el evento, incluyendo cualquier dirección de estacionamiento y una referencia al plano. Además, puedes incorporar la información de contacto del organizador para cualquier pregunta que los invitados puedan tener.

5. Uso de calendarios para la planificación de reuniones en Zoho

Organizar la planificación de reuniones con Zoho es sencillo. Con la herramienta de calendario de Zoho, puedes crear, asignar horas y organizar todas tus reuniones de forma anotada. Esto te permite crear reuniones, ver cuáles están ocupadas, editar tiempos y espacios, y hasta colocar recordatorios para recordar a todos los involucrados.

Esta herramienta es una formidable alternativa a la organización tradicional mediante documentos e hojas de cálculo. Los miembros de la reunión pueden compartir su horario de reuniones e incluso ver el horario general disponible para seleccionar un momento y espacio apropiado.

El proceso de configurar Zoho para tus reuniones es muy sencillo. Primero, puedes crear fácilmente un calendario de reuniones detallado. Por cada reunion puedes asignar una ubicación y establecer un horario. Además, puedes colocar recordatorios para avisar a los miembros sobre próximas reuniones y también configurar la herramienta para que te avise sobre los cambios de fechas. Luego, puedes compartir tu calendario con los miembros de tu equipo para ver quién está disponible, y determinar cuándo es el mejor momento para programar la reunión. Esto significa que puedes bloquear horas para tus reuniones y ahorrar dinero al no tener que pagar por reuniones presenciales innecesarias.

6. Opciones de selección de lugar para una reunión

Elije el lugar correcto para organizar una reunión exitosa

Cuando se planifica una reunión, es importante elegir el lugar correcto para asegurar un ambiente cómodo, de calidad y funcional. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a decidir.

Primero, considere el número de personas y el tipo de junta que está organizando. ¿La reunión es pequeña y íntima, o es una gran conferencia para muchas personas? ¿Es una reunión oficial que se requiere presentación formal, o un evento para fines recreativos? Una vez que haya determinado estas cosas, busque un lugar que sea adecuado para cumplir con sus necesidades.

En segundo lugar, considere el presupuesto aproximado para el lugar. Algunos lugares pueden ser demasiado caros para algunas personas. Si estás organizando una reunión grande, entonces también necesitarás asegurarte de que tengas suficiente espacio para acomodar a todos los asistentes. Sea realista con tu presupuesto y encuentra un lugar que cumpla con tu presupuesto y también con tus necesidades.

Finalmente, busque un lugar en el que los participantes puedan sentirse cómodos. Es importante que los asistentes se sientan relajados en la reunión. De esta manera, todos pueden tener una charla fluida y sin interrupciones. Si la reunión se realizará en el exterior, asegúrese de que el lugar no sea demasiado ruidoso ni distraiga a los asistentes.

7. Importancia de la gestión del tiempo para las reuniones con Zoho

La gestión del tiempo se ha convertido en una necesidad para cualquier reunión con Zoho. Esto se debe a la necesidad de organizar y limitar el tiempo de reunión porque los encuentros virtuales tienen un costo en términos de inversión de tiempo. Cuando los participantes de una reunión no limitan el tiempo para la discusión, el flujo de información se ve afectado y los costos aumentan, lo que resulta en reuniones nada productivas.

Es por eso que es importante que los participantes de la reunión en Zoho inviertan tiempo para planificar y administrar el tiempo de manera eficiente. Aquí hay algunos consejos para administrar el tiempo durante una reunión:

• Establecer un tiempo límite para cada reunión: Definir y acordar un tiempo límite para la reunión antes de comenzar. Esto ayudará a mantener el flujo de la conversación.
• Planificar los temas a tratar: Los temas a tratar en la reunión deben ser breves, específicos y relevantes para la discusión. Planifique los temas antes de la reunión para ahorrar tiempo.
• Asignar tareas: A medida que se acerca el momento de la reunión, asigne tareas específicas a cada miembro o grupo para administrar mejor el tiempo.
• Utilizar herramientas de gestión de reuniones: Herramientas como Zoho Meeting y Zoho Board le permiten administrar mejor el tiempo y sacar el máximo provecho de la reunión.

Después de la reunión, realice un seguimiento con un informe para evaluar el tiempo empleado, los resultados obtenidos y los cambios a realizar. Estas prácticas ayudarán a los equipos a mejorar su productividad y eficiencia al administrar las reuniones de Zoho.

Esperamos que este artículo haya ayudado a aclarar los detalles de cómo invitar a otros a unirse a una reunión en Zoho. Al hacerlo, permitimos que quienes busquen la mejor conectividad, colaboración y productividad de su equipo, tengan la flexibilidad para que esto se produzca desde un amplio espectro de dispositivos. No solo esto, sino que también les permite ahorrar tiempo, energía y productividad. Esta es la maravilla de la tecnología moderna y esperamos que esta solución ayude a las personas a trabajar de manera eficiente.