Los avances tecnológicos del siglo XXI han llevado al almacenamiento digital de nuestros archivos, realizándolo de una forma segura, ágil y práctica. Esto se hace posible mediante el almacenamiento en línea de nuestros archivos, una tendencia cada vez más popular que nos permite tener un acceso sin límite a nuestro contenido. El concepto de almacenamiento en línea no es nuevo, y una gran cantidad de usuarios buscan las mejores alternativas para organizar sus archivos sin perder seguridad y almacenar de la mejor forma los documentos que componen su vida cotidiana. Esta guía explicará cómo archivar tus archivos en línea de forma segura, esfuerzo y una optima conservación.
1. Introducción a archivar archivos en línea
¿Quieres aprovechar las ventajas de archivar archivos en línea? Tener la capacidad de guardar tus documentos de forma segura, y al mismo tiempo estar accesible a ti y a otros usuarios de todo el mundo. En este artículo, explicaremos el concepto de archivar archivos en línea, cómo hacerlo, y cómo asegurarnos de que nuestros archivos están seguros.
El primer paso para archivar archivo en línea es encontrar un servicio de alojamiento de archivos adecuado. Esto usualmente se hace a través de un servicio de alojamiento de archivos en la nube que permita compartir y recibir archivos. Algunos servicios comunes incluyen: Dropbox, GoogleDrive, Box y MicrosoftOneDrive. Estos servicios generalmente tienen una interfaz de usuario intuitiva y clara, y ofrecen precios razonables para el almacenamiento seguro.
Una vez que hayas encontrado un proveedor apropiado, la siguiente etapa es subir tus archivos a la nube. Esto puede hacerse de dos maneras: subir manualmente los archivos o sincronizarlos con tu computadora o dispositivo. Esto significa que cualquier cambio realizado a tus archivos localmente se reflejará automáticamente en la nube. Cuando hayas completado este paso, tus archivos aparecerán en la nube y estarán seguros.
2. Beneficios de archivar archivos en línea
Archivar archivos en línea ofrece muchos beneficios prácticos para los usuarios, sin sacrificar la seguridad y la privacidad de los documentos almacenados.
Accesibilidad y flexibilidad. Los archivos almacenados en línea se pueden recuperar desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, desde PC hasta teléfonos inteligentes. Esto permite a los usuarios acceder a sus documentos en cualquier momento y lugar. La mayor ventaja es que los usuarios no tienen que estar atados a un equipo específico para trabajar con sus archivos.
Compartir y colaborar. Si los usuarios almacenan documentos en línea, pueden compartir fácilmente archivos con colegas, con el simple hecho de proporcionar el acceso para acceder a los documentos. Esto facilita la colaboración, permitiendo a todos los involucrados ver los cambios realizados en tiempo real de forma simultánea.
Seguridad. Al igual que los métodos tradicionales de almacenamiento, el almacenamiento en línea ofrece control y aumenta la seguridad. Cada usuario recibirá una contraseña para acceder al contenido, asegurando que sean solo ellos los que tengan acceso al material almacenado. Esto ofrece una mayor protección frente a posibles infracciones de los derechos de autor. Además, los usuarios tienen la opción de encriptar sus archivos para garantizar la seguridad de la información.
3. Cómo elegir un almacenamiento en línea apropiado
1. Determinar sus necesidades y objetivos. Debes determinar cuáles son sus necesidades de almacenamiento en línea previas al comienzo de la búsqueda. Dependiendo de sus objetivos, desea almacenar documentos, videos, imágenes, no solo necesytas un sistema de almacenamiento seguro sino también uno que provea la funcionalidad que necesita. Esté atento a aspectos tales como seguridad de los datos, características de compartir datos, capacidad de acceso desde dispositivos y aplicaciones.
2. Comparar precios y características. Si ya conoce un sistema de almacenamiento en línea que le agrade, compare los precios y características del producto. Otra opción es navegar por diferentes opciones que se ofrecen en el mercado. Examine cuidadosamente cada producto para considerar todos los aspectos que satisfagan sus necesidades. Estudie con detalle la compatibilidad del dispositivo, seguridad de la información, la tecnología de compartición de archivos
y precios.
3. Escoger un servicio de almacenamiento en línea. Después de comparar precios y características, escoja el servicio de almacenamiento en línea que mejor le puede proveer con todas las necesidades que requiere. Considere factores como fiabilidad, facilidad de uso y las capacidades de compartir archivos y carpetas. Revise bien los costos de actualizaciones y planes de almacenamiento.
4. Cómo empezar a archivar archivos
Antes de empezar, es importante que puedas identificar qué archivos necesitas archivar. Esto dependerá únicamente de la cantidad de documentos y/o datos que tengas guardados en tu computadora y quieras organizar. Después, determina qué nombres, estructuras y formatos tendrán tus archivos para ubicarlos mejor.
Una vez que decidas qué archivos agregarás al archivo y cómo los nombrarás, podrás comenzar a archivar los documentos. En la industria, hay varias formas de hacerlo. El procedimiento más comúnmente recomendado es el seguiente:
- Crea una carpeta en tu computadora para agregar los archivos.
- Escribe un nombre para la carpeta en el campo de texto y haz clic en «Crear».
- Haz clic en la carpeta recién creada y arrastra tus archivos a ella para guardarlos.
- Organiza los archivos de forma lógica añadiendo los archivos a las carpetas correspondientes.
- Busca cualquier archivo en la carpeta para verificar su ubicación.
Muchas personas optan por crear una carpeta especial para archivar sus documentos, para mantener la organización de su computadora y localizar los documentos de forma sencilla. Para ello, hay varias herramientas que puedes usar para lograr tu objetivo. Estas herramientas ofrecen varias opciones como la posibilidad de cambiar el diseño de la carpeta, asignar etiquetas a los elementos, usar comandos especiales para gestionar los elementos del archivo, etc.
5. Posibilidades de compartir archivos
A pesar de que la mayoría de personas asocia la compartir archivos con la transferencia digital a través de internet, existen otras opciones para el envío de archivos digitales entre dos personas. Estas incluyen el envió de archivos de correo electrónico, compartir archivos desde una red privada, pasar archivos desde una unidad flash, y mucho más.
La primera opción es el envío de archivos de correo electrónico. Esta opción es bastante simple, como todos sabemos, y es perfecta si los archivos a compartir son pequeños en tamaño. La mayoría de proveedores de correo electrónico permiten el envío de archivos adjuntos a mensajes. Para eso, simplemente adjunte el archivo que desea compartir dentro del mensaje de correo electrónico y luego envíelo a la persona deseada.
Otra opción para compartir archivos es la transferencia digital a través de una red privada, en la que los usuarios conectados a la red pueden compartir archivos entre sí mediante programas como Windows Explorer o FTP. Esta opción es útil para aquellas personas que se encuentran en la misma red, ya sea en la misma oficina o hogar. Otra opción es una unidad flash, como una memoria USB. Esta es una de las formas más rápidas de compartir archivos entre dos computadoras, siempre y cuando los usuarios tengan acceso a una memoria USB. Los usuarios simplemente copian los archivos deseados en la unidad USB, luego la transfieren a la computadora del destinatario.
6. Consideraciones de seguridad al archivar archivos en línea
Manejar de manera segura y privada el almacenamiento de archivos en línea es esencial para mantener la información segura. Si desea guardar archivos con seguridad, hay algunas medidas importantes que se recomiendan seguir.
Lo primero es tener un servicio de nube de confianza. Las nubes ofrecen seguridad de datos de alto nivel y garantizan que sus archivos se mantengan seguros. Además, hay algunos servicios como Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc., que ofrecen una solución gratuita. Esto permitirá a su empresa aprovechar las herramientas y funcionalidades de seguridad avanzadas que ofrecen almacenar y compartir sus archivos de manera segura.
También recomendamos establecer una política de seguridad de almacenamiento en la nube. Esta política de seguridad se debe diseñar para controlar el uso apropiado de los archivos, mantenerlos protegidos de los riesgos de seguridad y ofrecer una estructura para el cumplimiento legal y regulatorio. Su política también debe incluir protocolos, directrices y límites para el uso seguro de los archivos y la comunicación entre los usuarios. Esto ayudará a asegurar que la empresa mantenga seguros y privados sus documentos.
7. Cómo mantener sus archivos seguros
Mantenga todos sus archivos seguramente respaldados. Siempre es bueno guardar una copia de seguridad de todos los archivos importantes para evitar el daño de pérdida de datos en caso de apagones, fallas informáticas o daños causados por infecciones de virus, además mantendrá su información a salvo. Aquí hay algunos consejos para guardar sus archivos en línea:
- Utilice servicios de almacenamiento seguro en la nube, como Google Drive. Este servicio le permite optar por copias de seguridad diarias, semanales o mensuales. Google Drive también envía correos electrónicos de alerta si detecta alguna alteración en los datos.
- Utilice una aplicación de copias de seguridad para realizar copias locales, esto le permite respaldar todos los datos, incluyendo archivos de configuración, en caso de que el sistema de almacenamiento en la nube falle.
- Haga copias de seguridad de sus discos duros y cintas. Esto le permitirá recuperar los datos si hay alguna falla en el hardware.
Mantenga los datos bien asegurados. Siempre descifre los archivos con alguna clave de seguridad antes de guardarlos en la nube, esto le ayudará a evitar el acceso de personas no deseadas. Además asegúrese de elegir una contraseña segura, si descarga algún archivo en línea, use un software antivirus para asegurarse de que los contenidos sean seguros. Esto le ayuda a evitar virus informáticos que pueden dañar los archivos o infiltrarse en el sistema.
Mantenga archivos de respaldo. Después de crear una copia de seguridad, asegúrese de guardar los archivos de respaldo en un lugar seguro. Esto le ayudará a mantener los datos seguros en caso de un siniestro, y también le ayuda a recuperar la información en caso de que se produzca una falla informática. Algunos servicios de almacenamiento en la nube ofrecen la posibilidad de mantener los copias de seguridad respaldadas en su cuenta, esto le ayudará a asegurar su información.
Con el archivo de archivo en línea seguro, es hora de que cada uno decida qué es lo mejor para su situación personal. Ya sea que comparta todas sus fotos en Google Fotos, almacene sus documentos importantes en una solución basada en la nube como Dropbox, o opte por establecer su propio servidor de archivos, ahora hay muchos recursos en línea para navegar. Con la información de esta guía, esperamos que se sienta más capaz de tomar la elección correcta para mantener sus archivos seguros y accesibles.