¿Cómo Hacer un Oficio? Aprende a redactar, estructura y partes de este documento

Hacer un oficio en el trabajo puede resultar de las tareas más complejas que tengas que hacer, pero no te preocupes, nosotros te indicaremos paso a paso que debes hacer para redactar correctamente, aquí te mostraremos cómo hacer un oficio en un par de minutos.

¿Cómo Hacer un Oficio de Petición?

Un oficio de petición, es un documento completamente oficial, por ello debe cuidarse muchísimo la redacción, el tono de petición y respetar la estructura del mismo, generalmente es utilizado para las dependencias gubernamentales o instituciones oficiales.

Para redactar un oficio de petición debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • ➽ El oficio de petición debe tener una estructura diferente a la de un documento o carta común, las partes del oficio de petición son las siguientes:
  • ➽ Primero debe colocarse Lugar y fecha, quedando claro el lugar de expedición y la fecha (año, mes y día)
  • Datos, los datos de contacto de la empresa, esto va a depender de la compañía, pero de igual forma es importante colocar un medio de contacto
  • Destinatario, Se debe incluir nombre y apellido del destinatario, cargo y lugar. No se debe extender más de cuatro líneas.
  • Asunto y resumen, Especificación corta de lo que tratará el documento, seguido por dos puntos un pequeño resumen que explique el documento
  • Cuerpo, Se debe redactar formalmente, cuidando cada detalle y palabra que se vaya a colocar, es importante que se guarde siempre la redacción en carácter de “usted”
  • Despedida, Debe hacerse de forma cortés y a su vez agradeciendo de antemano, no se puede olvidar escribir al final de “atentamente” con la firma y el nombre del emisor, colocar también el sello con el logo de la institución.
  • ➽ Se debe respetar el mensaje o tema principal, recuerda que este oficio es de petición, y por ende debe solicitarse en primera instancia lo que se desea
  • ➽ El carácter de redacción es importante, debe ser neutro y jovial, muy amigable.
  • ➽ Ten en cuenta que si es el tercero o cuarto oficio, debes colocar referencia del anterior, para que la persona a quien va dirigido tenga una continuidad de los mismos, para mayor control de la empresa receptora

Todos los oficios de petición deben colocarse con dirección, tanto de recepción como de emisión ✅.

Debes ser muy preciso, no trates de escribir el oficio con rapidez, puedes cometer errores ✅.

A continuación te dejaremos un tutorial que te explicará detalladamente cómo hacer un oficio de petición, para que tengas un adicional a la información que te hemos dejado aquí.

¿Cómo Hacer un Oficio de Petición para una Escuela?

El formato o estructura a seguir para elaborar un oficio de petición para una escuela es casi el mismo que un oficio común de petición, es decir, no influye mucho el hecho de que sea para una escuela.

Al ser para una escuela, claramente se debe cambiar el receptor, pero se mantienen aspectos generales de redacción y de carácter en cuanto al tono del mensaje.

Para hacer un oficio de petición para una escuela, debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Membrete superior que debe llevar, la fecha y lugar, es importante colocar la fecha en la que se envía el oficio de petición
  • Dirección, la del remitente o empresa, en este caso debes cuidar que la dirección que has colocado sea completamente correcta, de lo contrario la escuela podría hacer caso omiso de la misma y no tomar en cuenta el oficio de petición
  • Se debe comenzar el escrito con “Estimado Director…”, o en su defecto “Saludos cordiales a la dirección de la escuela…”
  • En el cuerpo del oficio, los detalles deben cuidarse, es decir, la redacción, así mismo se debe explicar detalladamente lo que se quiera pedir, sin omitir nada.
  • Al finalizar el oficio se debe agradecer de antemano, con las siguientes palabras de agradecimiento “De antemano le agradezco por su colaboración y espero una pronta respuesta a mi oficio”
  • Debe firmarse con el nombre, apellido, número de teléfono,  y dirección de correo electrónico

Realizar un oficio para una escuela no es complicado, por el contrario, es uno de los oficios más fáciles de realizar, el todo del tema principal radica en la solicitud o petición que se le hará a la máxima autoridad de la escuela, en este caso el director.

A continuación te dejamos un enlace que te mostrará un ejemplo de oficio de petición para una escuela:

https://es.scribd.com/doc/97451367/Oficio-Para-Escuelas

Finalmente, los oficios de petición para la escuela se realizan generalmente por los representantes de los alumnos o por los docentes, por ello, en el membrete por Dirección” se coloca la del plantel educativo directamente.

¿Cómo Hacer un Oficio Remisorio?

El oficio remisorio o de respuesta, es aquel que se emite como forma de respuesta a un oficio de petición, generalmente está redactado de forma impersonal y suele ser enviado al cabo de unos días de recibir el “oficio de petición”. Para elaborar un oficio remisorio debes tener en consideración lo siguiente:

  • ➽ En la parte superior izquierda debe ir el sello o el membrete de la institución pública o privada, generalmente emiten oficios remisorio los entes gubernamentales y municipales.
  • ➽ En la parte superior derecha, debe ir: Nombre del ente gubernamental, Número del oficio, y el número del expediente
  • Nombre del departamento al cual va dirigido, y asunto principal que se tratará en el oficio
  • En el mismo lado derecho, va el día, la fecha y el año del oficio remisorio
  • ➽ En la parte media izquierda, debe ir: Nombre de la persona a quien va dirigida el oficio, Dirección, cargo que ocupa en la empresa o ente gubernamental.
  • ➽ Debajo del apartado anterior, hacia el lado derecho, debe ir el tema que se tratará en el oficio “Solicitud de limpieza…”
  • ➽ El inicio del oficio debe ir “En respuesta de su solicitud de…” “Se realizará…” “No se puede dar respuesta…”, las dos o tres primeras líneas del cuerpo del oficio deben decir sí “sí” se podrá dar respuesta o “no”
  • ➽ En el siguiente párrafo del escrito, debe darse detalles de la solicitud que se ha realizado, es decir estimar el día, la hora y quién será el encargado de dar respuesta a dicha solicitud.
  • ➽ Al finalizar el oficio, si se necesita aclarar algo sobre el oficio de petición que has recibido primeramente lo puedes hacer.
  • ➽ Se despide, por ejemplo “Sin más que hacer referencia por el momento…”
  • ➽ En la firma debe colocarse el remitente con cargo, nombre, apellido y numero de contacto
  • ➽ Finalmente, al pie de página, en el lado izquierdo se debe colocar el departamento que emite el comunicado.

Los oficios remisorios, por lo general, son medios de comunicación para dar respuesta a las solicitudes que se han recibido anteriormente.

Las palabras claves que se pueden colocar en un oficio remisorio son las siguientes:

  1. “Emitiendo respuesta a la solicitud anterior, podemos expresar que…”
    • “Ofreciendo una cómoda ayuda a su solicitud, damos una respuesta favorable…”
    • “Su solicitud será atendida el día…”
    • “Damos la grata noticia que su solicitud se ha aprobado completamente…”
    • “Gracias a nuestro convenio… damos confirmación a su petición…”
    • “En el siguiente apartado explicaremos los lineamientos a seguir gracias a la aprobación de su solicitud anterior…”
Oficio remisorio

¿Cómo Hacer un Oficio para una Empresa?

Los oficios son comunicado oficiales, que se pueden emitir de forma interna o externamente, es decir, dentro de la misma empresa o entre empresas; cada departamento tiene el derecho y la autoría de emitir oficios a su conveniencia.

Para hacer un oficio para una empresa debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  1. Los oficios pueden estar formados por una o más páginas.
  2. Las partes del oficio son las siguientes:
    • Sello oficial (en las instituciones es obligatorio, en las empresas es opcional).
    • Institución que lo emite
    • Asunto
    • Lugar y fecha de emisión
    • Destinatario (nombre y dirección)
    • Cita de antecedentes (si los hay)
    • Introducción
    • Cuerpo del documento (mensaje principal)
    • Frases de despedida y cortesía.
    • Calce y firma
    • Siglas (si es que se requieren) c.c.p significa «con copia para»:
    • Lema (en el caso de que lo haya)
  3. Los oficios cuando son internos no requieren de sello oficial, pero sí debe estar identificado según el departamento que lo emite.
  4. Todos los oficios para una empresa debe estar escrito en tono neutro
  5. En caso de ser un oficio directo simple, el comunicado se realiza generalmente al titular.
  6. Cabe destacar que la estructura de los oficios por lo general es la misma, sólo que en el “cuerpo”, va a cambiar el tema a tratar y la forma de redacción y palabras claves que se pueden utilizar.

Las palabras claves que se pueden utilizar para oficios en una empresa son las siguientes:

  1. ✅ “A solicitud del director general se solicita…”
  2. ✅ “Según el Departamento de… esperamos que realicen… para así dar respuesta a dicho problema…”
  3. ✅ “Necesitamos en este departamento una copia de… Para…”
  4. ✅ “Por favor dirigir los documentos para… A este departamento, con carácter de urgencia…”

Finalmente, esperamos que no te quede ninguna duda acerca de cómo hacer un oficio, de igual forma puedes seguir leyendo ¡nuestro fabuloso blog!, tenemos muchísimos temas a tratar.

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