¿Cómo Hacer un Payroll? Guía

Dentro de una empresa en Estados Unidos el Payroll es un sistema de ordenamiento en materia financiera que permite generar beneficios colectivos minimizando las pérdidas económicas por error humano. Así que si tienes una empresa, debes saber hacer un Payroll correctamente.

Siempre se recomienda que a la hora de hacer un Payroll se solicite la ayuda de un experto en la materia, sin embargo, si quieres hacer un payroll de forma sencilla los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: Tener el número EIN y Tax ID local✔

El número de Identificación de empleador (EIN) es un requisito básico para hacer el Payroll, si no lo tienes lo puedes tramitar directamente en el Servicio de Rentas Internas (IRS). Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Verifica tu elegibilidad: Debes encontrarte dentro de los Estados Unidos o en territorios pertenecientes, además, debes tener un número de SSN o ITIN.
  2. Hacer una solicitud en línea, para ello, tienes que ingresar al sitio web ⇨https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp y llenar el formulario.
  3. Envía tu solicitud
  4. Descarga e imprime tu aviso de confirmación.

El Tax ID local es un número que debe tenerse en aquellas empresas que tienen que hacer cancelaciones de impuestos estatales y este se obtiene directamente en el gobierno estatal.

Paso 2: Solicitar a los trabajadores el formulario W-4, I-9 o 1099✔

Para que puedas hacer la respectiva cancelación del salario es necesario que cada empleado te proporcione la planilla W-4. Este, lo puedes descargar en el siguiente link: ⇨https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf . De igual manera, es de tener en consideración que el IRS en el año  2020 elaboró otro formulario W-4, siendo este el que ahora se deberá usar.

También se requiere la planilla W-2 o el formulario I-9 para que así tanto la empresa como el IRS puedan tener la identidad y la autorización de los empleados que han sido contratados en el país.

La planilla 1099 es otro de los requisitos deben establecerse para hacer un Payroll. Existen muchos tipos de planilla 1099 los cuales son:

Paso 3: Elige las fechas para el pago de nómina✔

Usualmente los negocios pagan de forma semanal, bisemanal, semi-mensual o mensual, esta elección va a depender de tus necesidades, de lo que te puede resultar mejor y recuerda que no debes olvidar que tus trabajadores son más productivos si le pagas con más frecuencia, siendo más ventajoso para tu negocio.

Paso 4: Calcular los salarios brutos✔

Para hacer este proceso debes calcular las horas de trabajo que han tenido cada uno de tus empleados en un tiempo definitivo  y lo multiplicas por el precio que tiene cada hora de trabajo. Para esta labor es mejor que optes por usar una hoja de cálculo virtual, ya que te facilitará el trabajo.

Pasos para Hacer un Payroll-uncomohacercom

Paso 5: Establece las deducciones, los allowances y demás retenciones✔

Debes saber que las deducciones es la cantidad de dinero que se debe retirar de paycheck durante un año. Los allowances son todas las deducciones que se puntualizan  en la planilla W-4 y también incluye las de la planilla 1040EZ.

 Aparte de lo antes mencionado debes tener en consideración los aspectos que se te presentarán, dado que dependerán de tu negocio, los cuales son:

  • ➽Seguro social.
  • ➽Impuestos federales.
  • ➽Impuestos estatales.
  • ➽Impuestos locales.
  • ➽Medicare.
  • ➽Contribuciones a los planes de retiro.
  • ➽Compensaciones de los empleados.

Estos son algunos de los más empleados, y por ende fue de los que se hizo mención, por lo que se deben considerar en estos casos. En conclusión, al final debes sumar todos los aspectos y montos.

Paso 6: Hacer el cálculo del salario neto que se va a cancelar✔

Una vez que hayas finalizado la suma de los allowances, los taxes y las deducciones respectivamente deberás proceder a restar el monto final de las retenciones al salario bruto de cada uno de los trabajadores, el resultado de esta operación matemática será el salario neto que debes cancelar.

Paso 7: Hacer un seguimiento a los payroll y haz los ajustes para que corregir las posibles fallas✔

Es importante que corrijas cualquier error que puedas cometer de forma honesta, para ello es necesario también que seas organizado y que tengas siempre a la mano estos documentos por cualquier eventualidad como una auditoria.

Paso 8: Impuestos de payroll, reportes y retenciones✔

También es primordial que efectúes el cálculo de los impuestos que tendrás que retener a los trabajadores, teniendo en consideración que podrás verte en la necesidad de cancelar los conceptos siguientes:

  • ➽Impuesto a las ganancias.
  • ➽Seguro social.
  • ➽Tax de Medicare.
  • ➽Impuesto Federal al Desempleo.
  • ➽Impuesto Estatal al Desempleo.
  • ➽Seguro de Desempleo Estatal.

Estos son ciertos aspectos se te tienen que tener muy en considerar al momento de efectuar el proceso de las nóminas de una empresa.

Si has tomado la decisión de hacer por ti mismo tu payroll  es sustancial que sigas los procedimientos previos que se te han suministrado, con el fin de que hagas el proceso de la mejor forma posible y una recomendación es que en tal caso que tengas dudas de algo solicites ayuda a un experto.

Normas del Payroll

Todo empleador tiene como obligación llevar a cabo el registro de su negocio, con el fin de que se le pueda suministrar el número de identificación, lo cual es un proceso que se lleva a cabo por parte del IRS. Además, hay unas modalidades de impuestos que se deben manejar cuando se tiene una empresa en Estados Unidos, siendo estos los siguientes:

Normas para Hacer un Payroll-uncomohacercom
  • Impuestos corporativos.
  • Impuestos sobre la renta.
  • Seguridad Social.
  • Seguro médico del estado.
  • Impuestos de ventas.
  • Nóminas y retenciones de impuestos.
  • Desempleo.
  • Compensación de trabajadores.

Igualmente, es importante que se maneje la siguiente información que se proporcionará, ya que esta es indispensable para hacer eficientemente un payroll:

#1.- Impuestos

Los trabajadores deben solicitar el formulario W-4 y después proporcionárselo a su empleador, con el prpósito de que pueda hacer el payroll. Con este documento el empleador puede saber con exactitud la cantidad que debe retenerle al empleado cuando le vaya a pagar con respecto a  los  impuestos estatales y federales sobre la renta.

#2.- Tasas y umbrales

Es de tener en cuenta que las tasas de impuestos estatales dependen del estado en el que se halla y la tasa de los impuestos federales varía entre el 10% y los 37%, lo cual está influenciado por el ingreso que tenga el trabajador. Además, Medicare se divide entre el trabajador y el empleador, esto correspondiendo a los impuestos de seguridad social.

#3.- Devoluciones y remesas

El empleador debe facilitar a sus empleados al final del año el formulario W2, el cual debe ser en base a la información ya suministrada por el empleado. En este deben estar contenidos los impuestos totales retenidos de ese año. Igualmente, el trabajador tiene hasta máximo el 15 de abril para dar los impuestos.

#4.- Plan de acciones

Muchas empresas en Estados Unidos favorecen al plan de retiro, en donde estas organizaciones llegan  a un acuerdo con sus empleados para retener su dinero, esto se hace para que el empleado haga un retiro generoso.

#5.- Sanciones

No se recomienda retener impuestos de los trabajadores, debido que esto puede ser causa de multas, sanciones o puede ser acusado de fraude.

#6.- Tabla de tasa de impuestos

Los trabajadores deben efectuar la cancelación de los impuestos sobre la renta, las corporaciones, nóminas y retenciones.

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#7.- Salario mínimo

Es de tener en cuenta que cada estado en los Estados Unidos tiene sus propias normas para la cancelación de los pagos de sus trabajadores de acuerdo con las horas laboradas, aunque es necesario estar atento a cualquier cambio en caso de que haya una modificación, ya que esto influye en el payroll.

#8.- Tiempo extra

Es importante saber que los trabajadores que laboran por horas se les cancela 1.5 veces su tarifa según el costo de las horas normales cunado trabajan horas extras, sin embargo, se debe recalcar que están los empleados no exentos que se les cancela las horas extras cuando tengan más de 40 horas laboradas en una semana normal de trabajo

#9.- Horas de trabajo

En términos generales no hay unas normas establecidas en cuanto al número de horas laboradas, aunque si hay ciertos estados que si tienen determinadas un número máximo de las horas que se pueden trabajar.

#10.- Vacaciones y licencia por enfermedad

Hay estados en donde son obligatorias las licencias pagas según algunas eventualidades, aunque como tal las leyes federales no exigen a los empleadores pagarle a sus trabajadores las vacaciones.

#11.- Contratos extranjeros

En Estados Unidos tanto los inmigrantes como los extranjeros para trabajar pueden solicitar una visa de trabajo y los extranjeros con planes de vivir permanentemente en este país deben hacer la petición de Visa de Tarjeta Verde.

Para que una persona pueda obtener la visa de trabajo para no inmigrantes el empleador deberá hacerle una oferta de trabajo formal obligatoriamente, al igual que debe amparar al trabajador para que le proporcionen la visa correspondiente.

Por el contrario, en el caso de los trabajadores extranjeros legales, el empleador debe señalar que ese empleado cuenta con conocimiento y habilidades para el desarrollo de ese trabajo.

#12.- Split Payroll

Esto se aplica en el caso de los empleados que deben trabajar en otros países en función a la empresa de la que forma parte. Esta metodología consiste en cancelar una parte de salario a esos empleados en la moneda del país de donde proviene y el resto en la moneda del país en el que se halla.

Estas son algunas de las normas de payroll que más se conocen y emplean en la actualidad las empresas, con la finalidad de llevar un buen manejo con respecto al pago de los salarios de sus empleados.

¿Qué es Payroll?

El payroll o “Nómina” es un documento de gran relevancia para toda empresa o negocio, se encarga de almacenar toda la  información referente al registro financiero y contable, con el propósito de llevar un cálculo numérico sobre el monto que cada empleado deberá obtener como “salario” en base a sus labores dentro de la organización en un tiempo determinado.

En la nómina deben estar bien establecidas las bonificaciones y deducciones que ha instaurado la ley. Así mismo, es de recalcar que mediante el Payroll es que los trabajadores pueden llevar un control del monto bruto del salario correspondiente y lo que debe obtener luego del descuento.

Beneficios del Payroll

Hacer un payroll puede ser muy ventajoso para una empresa, dado que con este proceso puedes tener mayor organización con los respectivos pagos de las nóminas de los empleados, no obstante, aparte de ello puedes obtener más beneficios siendo algunos de estos los siguientes:

  • Es una manera de que se oriente a los empleados hacer más organizados y responsables.
  • La empresa puede tener una mejor imagen ante los trabajadores, ya que la realización de nóminas les puede indicar que esta está comprometida con ellos y que lleva un trabajo organizado y con control.
  • Las empresas que tienen sus payroll proporcionan más confiabilidad y compromiso no solo con sus empleados sino que también con el Estado.
  • Los payroll permiten tener en el negocio un mayor control con los pagos de los salarios de los empleados, independientemente de si se trata de si se trata de un formato semanal, quincenal, mensual o de cualquier otro tipo.
  • Puede reducir el margen de riesgo.
  • Puede tener mejor control acerca de las obligaciones de los sueldos y salarios de sus trabajadores.
  • Reduce los costos, esto se debe a que cuando hacen los payroll por su propia cuenta no tienen que cancelarle esos servicios a otra empresa que pueden llegar a ser costosos.
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Payroll en Estados Unidos

Es necesario que se tenga conocimiento acerca de  que todo lo que se conoce sobre el Payroll en los Estados Unidos ha sido determinado por el Departamento de Trabajo de este país, el cual es el organismo que se hace responsable sobre las condiciones laborales que se manejan, así como también los horarios y los salarios de los empleados, los seguros en caso de desempleo, los servicios de reinserción laboral y otros.

Es de expresar que, en la parte ejecutiva se encuentran las siguientes dependencias La Comisión de Valores y Bolsa, Comisión Federal de Comercio, Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo, Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, aparte de estas existen otras, pero estas son las más significativas.

Estas dependencias en conjunto son capaces de crear reglas que afectan de cierta manera a prácticamente todos los negocios y consumidores del país. Así mismo, se debe recalcar que tanto los jefes de las agencias como los miembros de las comisiones son nombrados por el presidente y el senado respectivamente.

Por otra parte, los que tienen la obligación de instaurar las políticas monetarias en los Estados Unidos, al igual que puntualizar las tasas de interés y establecer la oferta de dinero es La Junta de Gobernadores de la Reserva Federal, todo esto siendo un factor importante en cuento a las posibles variaciones que puede tener el payroll en el país.

Este artículo denominado ¿cómo hacer un Payroll? contiene información significativa sobre esta temática, por lo que esperamos haya sido productiva para ti, así mismo en caso de tener algún comentario lo pueden dejar en la sección de comentarios.

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