¿Cómo Hacer un Oficio?

Hacer un oficio en el trabajo puede resultar de las tareas más complejas que tengas que hacer, pero no te preocupes, nosotros te indicaremos paso a paso que debes hacer para redactar correctamente, aquí te mostraremos cómo hacer un oficio en un par de minutos.

¿Cómo Redactar un Oficio?

Un oficio de petición, es un documento completamente oficial, por ello debe cuidarse muchísimo la redacción, el tono de petición y respetar la estructura del mismo, generalmente es utilizado para las dependencias gubernamentales o instituciones oficiales.

Para redactar un oficio de petición debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Paso #1.- Identifica el oficio con el membrete✔

El oficio de petición debe tener una estructura diferente a la de un documento o carta común, las partes del oficio de petición son las siguientes:

  • Primero debe colocarse Lugar y fecha, quedando claro el lugar de expedición y la fecha (año, mes y día).

Paso #2.- Incluye los datos y contacto de la empresa✔

Los datos de contacto de la empresa, esto va a depender de la compañía, pero de igual forma es importante colocar un medio de contacto.

Paso #3.- Nombre y apellido del destinatario✔

Se debe incluir nombre y apellido del destinatario, cargo y lugar. No se debe extender más de cuatro líneas.

Paso #4.- Escribe un resumen de lo que tratara el oficio✔

Asunto y resumen, especificación corta de lo que tratará el documento, seguido por dos puntos un pequeño resumen que explique el documento.

Paso #5.- Redacta el cuerpo del oficio✔

Cuerpo, se debe redactar formalmente, cuidando cada detalle y palabra que se vaya a colocar, es importante que se guarde siempre la redacción en carácter de “usted”.

Paso #6.- Despide el oficio de forma cortés ✔

Despedida, debe hacerse de forma cortés y a su vez agradeciendo de antemano, no se puede olvidar escribir al final de “atentamente” con la firma y el nombre del emisor, colocar también el sello con el logo de la institución.

Paso #7.- No olvides la razón principal del oficio✔

Se debe respetar el mensaje o tema principal, recuerda que este oficio es de petición, y por ende debe solicitarse en primera instancia lo que se desea.

Paso #8.- Escribe en un tono neutro y amigable✔

El carácter de redacción es importante, debe ser neutro y jovial, muy amigable.

Paso #9.- Mantener la continuidad de los oficios✔

Ten en cuenta que si es el tercero o cuarto oficio, debes colocar referencia del anterior, para que la persona a quien va dirigido tenga una continuidad de los mismos, para mayor control de la empresa receptora

  • Todos los oficios de petición deben colocarse con dirección, tanto de recepción como de emisión.
  • Debes ser muy preciso, no trates de escribir el oficio con rapidez, puedes cometer errores.
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¿Cómo Hacer un Oficio Remisorio?

El oficio remisorio o de respuesta, es aquel que se emite como forma de respuesta a un oficio de petición, generalmente está redactado de forma impersonal y suele ser enviado al cabo de unos días de recibir el “oficio de petición”. Para elaborar un oficio remisorio debes tener en consideración lo siguiente:

Paso #1.- Membrete del ente público o privado

En la parte superior izquierda debe ir el sello o el membrete de la institución pública o privada, generalmente emiten oficios remisorio los entes gubernamentales y municipales.

Paso #2.- Datos del ente gubernamental

En la parte superior derecha, debe ir: Nombre del ente gubernamental, Número del oficio, y el número del expediente.

Paso #3.- Identifica el departamento dirigido y el asunto del oficio

Nombre del departamento al cual va dirigido, y asunto principal que se tratará en el oficio

Paso #4.- Incluye la fecha del oficio

En el mismo lado derecho, va el día, la fecha y el año del oficio remisorio.

Paso #5.- Datos del destinatario

En la parte media izquierda, debe ir: Nombre de la persona a quien va dirigida el oficio, dirección, cargo que ocupa en la empresa o ente gubernamental.

Paso #6.- Identifica el tema del oficio

Debajo del apartado anterior, hacia el lado derecho,debe ir el tema que se tratará en el oficio “Solicitud de limpieza…”.

Paso #7.- Inicia la redacción dando respuesta al asunto del oficio

El inicio del oficio debe ir “En respuesta de su solicitud de…” “Se realizará…” “No se puede dar respuesta…”, las dos o tres primeras líneas del cuerpo del oficio deben decir sí “sí” se podrá dar respuesta o “no”.

Paso #8.- Incluyes los detalles de la solicitud

En el siguiente párrafo del escrito, debe darse detalles de la solicitud que se ha realizado, es decir estimar el día, la hora y quién será el encargado de dar respuesta a dicha solicitud.

Paso #9.- Lee el oficio y agrega cambios si es necesario

Al finalizar el oficio, si se necesita aclarar algo sobre el oficio de petición que has recibido primeramente lo puedes hacer.

Paso #10.- Despide el oficio de manera formal

Se despide, por ejemplo “Sin más que hacer referencia por el momento…”

Paso #11.- La firma del documento es esencial

En la firma debe colocarse el remitente con cargo, nombre, apellido y numero de contacto.

Paso #12.- Incluye pie de página

Finalmente, al pie de página, en el lado izquierdo se debe colocar el departamento que emite el comunicado.

Los oficios remisorios, por lo general, son medios de comunicación para dar respuesta a las solicitudes que se han recibido anteriormente.

Oficio remisorio

Palabras claves en un oficio remisorio:

  1. “Emitiendo respuesta a la solicitud anterior, podemos expresar que…”
    • “Ofreciendo una cómoda ayuda a su solicitud, damos una respuesta favorable…”
    • “Su solicitud será atendida el día…”
    • “Damos la grata noticia que su solicitud se ha aprobado completamente…”
    • “Gracias a nuestro convenio… damos confirmación a su petición…”
    • “En el siguiente apartado explicaremos los lineamientos a seguir gracias a la aprobación de su solicitud anterior…”

Finalmente, esperamos que no te quede ninguna duda acerca de cómo hacer un oficio, de igual forma puedes seguir leyendo ¡nuestro fabuloso blog!, tenemos muchísimos temas a tratar.

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