¿Cómo Hacer un Manual de Procedimientos?

Para una empresa u organización, el manejo de los manuales de procedimientos es muy importante, ya que estos sirven como guía para que el personal de estas instituciones se pueda regir y sigan apropiadamente todos los pasos correspondientes.

Además, se debe indicar que es más fácil saber y seguir el reglamento de la empresa, el horario laborable, las actividades a realizar y los empleados a los que les son asignadas con un manual de procedimientos, todo este control es para mantener un correcto funcionamiento de la empresa.

¿Cómo Hacer un Manual de Procedimientos?

Un manual de procedimientos, es una herramienta grandiosa cuando se encuentra bien elaborada, dado que es un mecanismo que ayuda a guiar al personal en todo lo referente a la empresa y más aun cuando se trata de personal nuevo que no está familiarizado con las actividades y normativas de la misma.

Entonces, toda empresa debe contar con un manual de procedimiento para tener más orden y control de todas las labores que se hagan en la misma, y así también que todo personal se guié apropiadamente disminuyendo de este modo el índice de errores.

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Si quieres hacer un manual de procedimientos para una empresa, se te recomienda que continúes leyendo, ya que en este apartado se te indicará lo que debes hacer para elaborar uno y así puedas tener conocimiento que te sirva para mejorar el rendimiento de todas las labores que se deben hacer en la misma.

Paso 1: Definir los elementos y estructura con los que contará el manual✔

Es importante que para iniciar se establezcan los elementos que va a tener el manual que haremos, con el fin de que después no ocurran imprevistos ni en la elaboración ni en la empresa por alguna falla. Además, es una forma de tener a la mano toda la información a la hora de empezar.

A continuación se te van a presentar los elementos más importantes que puedes  elaboración de tu manual;

#1.- Objetivo

Hace referencia a los resultados que se quieren obtener en un futuro con la implementación de este manual de procedimientos, de igual manera se refiere a los propósitos que puede tener.

Por lo que se recomienda que antes de hacer un manual de procedimientos se tenga muy claro el objetivo con el que se hace.

#2.- Justificación

Indica la razón por la que se hace ese manual de procedimiento e incluso se refiere a lo que pudiera suceder en caso de que no se efectúe el mismo.

#3.- Alcance

Habla acerca de la extensión que abarcará, con el fin de una vez se esté siguiendo no se tienda a pasar de los límites y que al final no se obtengan los resultados esperados y que los recursos económicos no alcancen por excederse.

#4.- Participantes

Estos son los que llevarán a cabo las actividades a desarrollar, es decir, son los empleados, sistemas u otros.

#5.- Diagramas

Es el modelo que presenta los procesos ya culminados con diseños de gráficas.

#6.- Actividades o labores

Son todas aquellas labores o actividades que se hayan en el manual de procedimiento y que los empleados llevarán a cabo, por lo que se debe planear muy bien antes de hacerlo.

#7.- Reglamento de negocio

Define las políticas, reglas o estándares por las que la empresa o negocio se rigen.

#8.- Pre y post condiciones

Se trata de todas las condiciones que deben ser cumplidas para poder empezar el procedimiento y al finalizar obtener los logros que se esperaban.

#9.- Eventos de inicio y fin

Son todos aquellos acontecimientos que se encargan de que comience o finalice el procedimiento.

Además de los elementos, tenemos que la estructura que debe de tener un manual de procedimientos es la siguiente:

  • Portada.
  • Índice
  • Control de versiones.
  • Introducción.
  • Objetivo de su elaboración.
  • Contenido (en este punto de la estructura se deben anexar todos sus elementos).
  • Glosario de términos.

Estos son los puntos más importantes que debe tener un manual de procedimientos, para dar inicio con su elaboración y que todo lo que se pretende con su creación sea alcanzado plenamente.

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Paso 2: Indicar el límite de su elaboración y los implicados✔

Para establecer todo más apropiadamente, puedes optar por indicar todos los procedimientos que llevarás a cabo en tu empresa, siendo también una opción que lo hagas en solo una de sus áreas.

Es necesario que definas hasta qué punto te vas a extender con las actividades de tu empresa, siempre pensando en cubrir satisfactoriamente las necesidades principales y las que puedas para que al final no tengas un descontrol y ocurran las fallas.

Además, es importante definir y tener muy claro quiénes son todos los implicados, es decir, los empleados que laboran y sus respectivas actividades.

Tener claro los límites te permite saber hasta dónde  te puedes extender en tu manual.

Paso 3: Plantear apropiadamente los procedimientos✔

Ahora, resulta importante que se establezca de manera acorde los procedimientos que se van a incluir en el manual de procedimiento, ejemplo de ello tenemos lo siguiente: el plan de producción, las compras, los pedidos, las cobranzas, la contabilidad, entre otros.

Así mismo, se debe tener por separado para un mayor control y orden a que área pertenece cada proceso, es decir, si es al área de  ventas, de operaciones, de administración u otros.

Paso 4: Completar el manual de procedimientos✔

Para ir finalizando el manual de procedimientos, es importante que se obtenga toda la información que se pueda referente a los elementos y estructura que se indicó previamente, con el fin de tener bien claro y establecido todos los puntos del manual.

Es recomendado que, si desconoce un poco ciertos campos puede consultar con el personal para definir todo apropiadamente. Igualmente, se aconseja que la información de los procedimientos que se indicarán en el manual vayan de lo macro a lo micro.

Paso 5: Validación del manual✔

Cuando hayas finalizado todo lo anterior, solo queda validar el manual de procedimientos, lo que se hace confirmando que la información establecida en el mismo sea la real, dicho con otras palabras, este es un punto de confirmación de todo el contenido.

Una de las maneras de hacer la validación del manual, es que cada individuo involucrado chequee lo que se indicó en él, sin embargo, el inconveniente con este método radica es que posiblemente alguno por sus responsabilidades no lo revise como es debido y más adelante surjan los problemas.

Mientras que el otro método de verificación es que el encargado de hacer  el manual convoque una reunión con todos lo involucras para dar tiempo que todos salgan de sus actividades y revisen su parte, incluso cada quien puede dar sus observaciones al respecto.

De esta manera tan sencilla, es que se puede hacer un manual de procedimientos para una empresa, por lo que si necesitas elaborar uno se te recomienda que sigas estos fáciles pasos.

¿Cómo Hacer un Manual de Procedimientos Administrativos?

Este es el documento que almacena todo el contenido e información relevante de todo lo que se lleva a cabo en una empresa u organización, para la gestión de sus recursos, con el fin de que las labores sean desarrolladas absolutamente.

En una empresa de no haber un manual de procedimientos administrativos causaría que los empleados estén desorientados en sus actividades, provocando que la empresa tenga fallas.

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Es necesario que toda empresa sin importar su tamaño o tipo de producción, disponga de su manual de procedimientos administrativos, ya que es el que funcionará de guía para los empleados, por ello se indicará el modo de elaborarlo.

Paso 1: Desarrollo del análisis de las funcionalidades de la empresa

Para dar inicio con el manual administrativo, se debe hacer un análisis referente a las funcionalidades administrativas que se desarrollan en la empresa, y en función a ello hacer un mapa o esquema para las distintas áreas administrativas, en donde se haga referencia de los procedimientos que se realizan.

Paso 2: Nombre y descripción del proceso a desarrollar

Ahora se debe establecer un nombre o hacer una descripción del proceso a desarrollar.

Paso 3: Establecer objetivos

Establecer los objetivos de lo que se hace, para así tener clara la meta que se desea alcanzar con el futuro seguimiento de este manual de procedimiento administrativo que se está elaborando.

Paso 4: Ordenar las actividades a desarrollar

Ordenar las distintas actividades que se desarrollarán, en donde se debe identificar los que las realizarán y la extensión de cada una de esas labores.

Paso 5: Explicar cada actividad a desarrollar

Definir apropiadamente las actividades, siendo importante que en este punto se expresen los procesos que se deben hacer en cada actividad.

Paso 6: Revisa y chequea

Finalmente como último punto, se recomienda hacer un chequeo  para confirmar que todo realizado en los pasos anteriores cumpla con lo que se quiere, lo que se puede hacer mediante el uso de formatos, documentos u otros.

Estos pasos anteriores, son claves para la elaboración de un manual de procedimientos administrativos, por lo que si debes hacer uno se te aconseja que los pongas en práctica y verás cómo logras lo que buscas.

¿Cómo se Elabora un Manual de Procedimientos de Compras?

Toda organización, institución o empresa es necesario que contenga su propio manual de procedimientos de compras como un esquema formal de su estructura y funcionalidad.

 Además, se  puede manifestar que este manual de compras es una guía para llevar el control y funcionamiento apropiado de la parte compras de la empresa, ya que solo se encarga de definir todos los procedimientos y operaciones que se involucran en esta área en vez de hacerlo en cada departamento.

Si está interesado en hacer un manual de procedimientos de compras para su empresa o negocio, le recomendamos que siga con nosotros que a continuación le indicaremos que pasos debe seguir:

Paso 1: Introducción✔

En la introducción se debe manifestar la importancia que tiene la elaboración de ese manual, para que se puedan desarrollar cabalmente todas las tareas y que al final se obtenga lo esperado.

Además, se debe hacer una breve referencia acerca de lo que es la organización y las operaciones de compra de la empresa.

Paso 2: Contenido✔

El contenido o cuerpo, indica es lo que se desarrollará en el manual de procedimientos de compra. Así mismo, se presenta el orden que debe tener a continuacion:

  1. Antecedentes.
  2. Objetivos para su desarrollo.
  3. Áreas de compra quebrantadas.
  4. Glosario de términos.
  5. Resumen.
  6. Responsabilidad de las áreas implicadas.
  7. Desarrollo.
  8. Anexos.

Es de tener en cuenta, que hay situaciones en las que este orden antes indicado no se podrá utilizar, pero en términos generales es el que comúnmente se emplea y por el que se suelen guiar a la hora de hacer un manual de compras.

Paso 3: Índice✔

Así como en documentos y trabajos la elaboración del índice ayuda a encontrar con mayor facilidad y rapidez una determinada página, en el caso del manual de compras este elemento cumple  la misma función, motivo por el cual se aconseja que se haga uno.

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Paso 4: Organización✔

En este punto se habla acerca de la manera de organizar todo lo que se haga en esta área, lo cual se puede hacer usando las tablas o cuadros de organización, los listados deberes u obligaciones, entre otros.

Paso 5: Políticas✔

En este punto se incluye todo el reglamento o políticas establecidas por los miembros de la gerencia de la empresa.

Paso 6: Procedimientos✔

Aquí se hará referencia a todos los procesos y procedimiento que se llevan a cabo en el departamento de compras, lo que se considera como el elemento que tiene más volumen e importancia dentro de todo el manual de compras.

Lo que se debe a que los procedimientos son los que servirán de guía para las operaciones que desarrolla la gerencia.

Paso 7: Instrucciones técnicas✔

Se trata de las instrucciones o procedimientos  que abarcan todos los métodos de operaciones existentes, los cuales están destinados a englobar un campo determinado.

Paso 8: Circulares y boletines✔         

Cuando se trata de los circulares, corresponde a todas las disposiciones que deben ser seguidas por los miembros de la gerencia, teniendo como ejemplo las medidas administrativas, instrucciones de trámites cualesquiera con departamentos diferentes de la empresa, entre otros.

Mientras que los boletines son las publicaciones que están diseñadas hacia los proveedores según lo que les concierne en función a la empresa, con la finalidad que disminuir el margen de fallas o erres.

Se aconseja que el boletín se halle en perfectas condiciones y ordenado en el manual de compras porque es el que le va a permitir al personal de compras guiarse en caso de que lo ameriten.

De esta manera, es que se puede hacer un manual de procedimiento de compras, el cual es importante para que especialmente los miembros del área de compras de una empresa se puedan guiar y así se disminuyan los posibles riesgos.

¿Cómo Hacer un Manual de Procedimientos de Ventas?

El manual de procedimiento de ventas, debe estar elaborado con toda la información y herramientas pertinentes para poder optimizar las ventas de una empresa, por lo que debe ser muy considerado a la hora de estructurar el manual.

Por ser el área de ventas de una empresa un departamento importante, es que se debe desarrollar un manual con el que su personal se pueda guiar como un medio para mejorar su desempeño comercial y al final obtener mejores ganancias.

Para hacer una manual de ventas que en realidad funcione y el personal del departamento de venta se pueda guiar apropiadamente, se aconseja que se sigan los procedimientos que se darán a conocer a continuación:

Paso 1: Reconstruir los procesos

En caso de que tengas una empresa, es importante que actualices todos los procesos referentes al departamento de ventas, como una manera de que este documento este más enfocado a lo que se vive en ese momento en la empresa.

Así mismo, para que los empleados lo vean como de utilidad, como un documento actualizado y que en realidad le es importante para desarrollar sus actividades.

En un manual de ventas, se debe hacer referencia del origen de la empresa, la organización, la misión y la visión por la que se rige, para que de este modo el personal de esta área esté más empapado con la empresa en toda su extensión y en si con el producto que están comercializando.

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Paso 2: Implementar un formato que se adecue mejor con tu empresa

En este punto se hace referencia al personal que da vida en el  área de ventas, siendo importante que el contenido de este manual sea claro en su lenguaje para que todos lo comprendan, y que se debe tener en cuenta la imagen de la marca del producto.

Es más aconsejable emplear los formatos electrónicos, ya que estos pueden estar disponibles en casi todos los dispositivos, es más fácil de comprender y es más sencillo y rápido de actualizar y que esté disponible para todos los empleados.

Paso 3: Se debe comunicar y recibir sugerencias u opiniones

No porque se tenga un manual de ventas se refiere a que los empleados no pueden expresar su opinión, ya que si se quiere tener un documento óptimo con el que se puedan guiar y tener grandes logros es aconsejable que se tomen las opiniones en consideración.

De este modo, tanto el personal puede desarrollar mejor su trabajo y la empresa generar mayores ganancias. Siendo también importante que al hacer el manual de ventas tomes en cuenta las siguientes interrogantes:

  • ¿Cuál es el bien o servicio que se comercializa?
  • ¿A quién se comercializa?
  • ¿Dónde se comercializa?
  • ¿Por qué se comercializa?

Siendo este, un método que se puede utilizar para involucrar al personal de ventas y que todos den su opinión para al final obtener unas conclusiones, de esta manera se puede motivar a los empleados y se obtienen más ganancias en la empresa.

Paso 4: Asesorarse con un especialista en recursos humano

Para orientarte mejor en la elaboración del manual de ventas, puedes solicitar la ayuda de un especialista de recursos humano, para que te indique de manera sencilla todo lo que todo vendedor necesita conocer.

Con estos sencillos pasos, te aseguro que podrás elaborar un manual de procedimientos de venta para tu empresa de manera súper simple.

Para todos los interesados en cómo hacer un manual de procedimientos, esperamos que este artículo les haya sido de gran ayuda, de igual manera pueden seguir atentos en nuestro blog que siempre tiene información de relevancia para aumentar sus conocimientos. Si desea dejar su comentario al final del texto tendrá la oportunidad de hacerlo.

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