¿Cómo Hacer un Inventario?

Dentro de cualquier negocio, los inventarios juegan un rol protagónico en la optimización de sus servicios, pues permiten llevar un control del capital material, el flujo de dinero y con ello la rentabilidad de sus productos.

Si tienes un pequeño emprendimiento, o ya eres una gran empresa y no has realizado un inventario sin errores, te mostraremos todos los procedimientos existentes.

Un detalle importante, es que existen distintos tipos de inventario, la elección va a depender de la organización interna de la empresa y la conveniencia de acuerdo a su logística. Existen inventarios periódicos (semestrales, trimestrales,…), anuales y permanentes.

Paso #1.- Organización y Metodología para el inventario✔

1.1: ¿Qué Productos van en el inventario?  

Selecciona cuales son los productos que vas a inventariar, por ejemplo, si una empresa maneja varios tipos puede hacer un inventario de todos los disponibles o seleccionar un solo tipo y seguir con el resto de pasos.

1.2: Cuantifica los productos

Esto tiene que ver con la cantidad de productos que hay siguiendo una característica o clasificación específica, es decir por peso, volumen, costo, unidades, entre otros; por ejemplo cuantos productos hay con un precio determinado.

1.3: Prioriza los productos

Priorizar los productos. Decidir cuáles son los más importantes y cuáles no, para esto puedes aplicar el método ABC que permiten priorizar de acuerdo a su rotación.

  • Rotación A: Representan el 20% del inventario y son los que más rotación tienen, allí está la mayor inversión y ganancias.
  • Rotación B: También llamados, de rotación media. Representan el 30% del inventario y su rotación es ligeramente menor que los del grupo A.
  • Rotación C: Ocupan el 50% del inventario, son los que menos demanda tienen.

Paso #2.- Entregar el informe final a los operarios✔

Entrega del informe final de operarios: Los operarios deberán seleccionar el sector del almacén al que se le hará inventario, retirar productos defectuosos del stock, entre otros.

Paso #3.- Ponle pausa a toda la producción y ventas mientras dura el inventario✔

Paraliza las actividades mientras realizas el inventario, tanto de entradas como de salidas del stock. Para esto debes programar con antelación esta actividad para evitar pérdidas.

Paso #4.- Sistematiza toda la información recopilada✔

Sistematiza toda la información dentro de los programas que recopilaste en el almacén, el orden puede ser igualmente por el método ABC.

La realización del inventario debe ser optimizada, por ende, toda la documentación debe estar a la mano y procesar en el programa en el menor tiempo posible, para así no cerrar la actividad de la empresa interna ni detener la de proveedores.

La mejor opción, siempre va a ser descargar un software, ya que son programas diseñados para ofrecer todas las opciones de inventario, para cualquier tipo de empresa.

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Software para hacer inventarios;

  • Crol
  • Bind ERP
  • Inventario Square
  • Nextar
  • Moyin
  • EZOfficeInventory
  • Ecount ERP

En ellos, sólo debes seguir las instrucciones determinadas por cada tipo de programa, básicamente, se trata de rellenar con información, las columnas.  

¿Cómo Hacer un Inventario en Excel?

Excel es una herramienta para la sistematización de los datos, muy sencilla de usar. Por tal motivo, es la predilecta de aquellos que buscan realizar inventarios simples y fáciles de entender. Al igual que en los pasos anteriores, necesitas recolectar todos los datos y organizar el inventario, para luego ir al programa a sistematizar los datos.

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Paso #1.- Abre un nuevo documento de Excel y crea tres hojas de cálculo✔

Crea tu hoja de cálculo, para la realización de entradas, salidas e inventario. Es decir, vas a crear en un mismo documento tres pestañas, la primera representa inventario, la segunda entradas y la tercera salidas.

Paso #2.- Identifica todas las columnas de la 1era hoja (Inventarios)✔

En la Pestaña inventario, tienes que realizar una matriz. Las columnas corresponden a cada sección del inventario, mientras que las filas van a ser los datos propios del inventario. Las columnas son:

  • Código del producto o clave
  • Nombre del producto
  • Descripción del producto
  • Stock inicial, que viene a ser los productos con los que empiezas, si estás iniciando en una empresa, este se representa con “cero”
  • Entradas o Compras
  • Salidas o Ventas
  • Total. Engloba tanto entradas como salidas.
  • Puedes adicionar antes de las columnas de entradas, salidas y total, que corresponda a marca del producto o categoría. Esto con el fin de mantener más ordenado tus productos.

Paso #3.- Agrega las columnas de la 2da hoja de cálculo (Entradas)✔

En la pestaña de “Entradas” la matriz va a estar representada por las columnas: Nombre o número de la factura de la compra, fecha (completa, día, mes y año, para saber con exactitud cuándo realizaste la compra), código del producto y cantidad de productos comprados.

Paso #4.- 3ra hoja de cálculo contendrá todas las secciones de las Salidas✔

En la pestaña de “Salida”, las columnas de la tabla son las siguientes: Datos de la factura (Nombre y número), Fecha (día, mes y año de cuando hiciste la venta del o de los productos), código del producto y cantidad de productos vendidos.  

Paso #5.- Ajusta el formato de hoja de cálculo a tabla✔

Realiza ahora el ajuste del formato de la tabla, para ello, selecciona toda la tabla, pulsa en “Insertar”, haz clic en dónde dice “Tablas”, se abrirá un pequeño menú y haz clic a la opción que dice “Tabla” solamente.

Paso #6.- Verifica que cambie a Tablas de manera exitosa en las tres hojas✔

Se abrirá una ventana pequeña, pulsa en “la tabla tiene encabezado” y luego Aceptar. Se cambiará el formato de la tabla, sino, el procedimiento está incorrecto. Puedes colocarle el nombre a tu tabla en la parte izquierda del menú. Este procedimiento de formato de tablas, tienes que hacerla en las 3 pestañas, la de inventario, entrada y salida.

Paso #7.- Ingresa todos los códigos en Inventarios y relaciona con la pestaña de Entradas✔

Ahora lo que tienes que hacer es suministrar toda la información de tus productos. Comienza colocando los códigos en la Columna de “Código” del inventario, luego ve a la pestaña de entrada y selecciona toda la columna de código obviando el encabezado de código.

Luego pulsa en “Datos”, selecciona “Validación de datos”, se abrirá una ventana, en la sección “Permitir” elige “Listas”. Se abrirá abajo un menú llamado “Origen”, haz clic en el ícono de celdas y ve a la pestaña de inventario y selecciona la columna de todos los códigos.  

Paso #8.- Verifica los códigos en la pestaña de Entradas

Verás los códigos posicionados en la pestaña de entrada. Pulsa en aceptar y se cerrará la ventana, pero cada vez que necesites colocar los códigos, sencillamente, en la casilla seleccionada haz clic en la flecha hacia abajo y se abrirá el menú con todos los códigos.

Paso #9.- Rellena el resto de columnas del Inventario✔

Rellena manualmente las columnas  de producto, descripción y stock inicial en la pestaña de inventario.

Paso #10.- Rellena las columnas de Entradas y Salidas faltantes✔

Ve a la pestaña de entrada y en la columna de producto, procede a escribir lo siguiente: =BUSCAR([@Código], INVENTARIO, INVENTARIO[Producto]) automáticamente aparecerán todos los nombres de los productos en la columna.

De allí, queda manualmente rellenar las siguientes columnas: factura, fecha de compra y cantidad de producto comprado. Realiza este mismo procedimiento en la pestaña de salida.

Paso #11.- Llena el resto de columnas usando formulas✔

Finalmente, rellenaremos el resto de la información con fórmulas.

En la pestaña de inventario, busca la columna de entrada y escribe lo siguiente: =SUMAR.SI(ENTRADAS[Código], [@Código],ENTRADAS[Cantidad]), en la columna de salida: =SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad]) y en la columna de total:  =[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas] verás que se llenan las tablas con toda la información.

Debes saber que una vez tenga esto listo, los siguientes inventarios sólo debes sobrescribir sobre esta matriz, dado que cualquier dato que cambies se actualizará todo en las 3 pestañas.

¿Cómo Hacer un Inventario Inicial en una Empresa?

Cuando estás iniciando en una empresa, el procedimiento se amplía dado que debes comenzar desde cero y evitar cometer la mayor cantidad de errores para evitar bajar los niveles de ganancia.

Paso #1.- Prepara el espacio del almacén✔

Debes primeramente preparar y organizar un espacio de almacén. La recomendación es que esté organizado con estanterías.

Paso #2.- Define que estructura usaras para el inventario✔

Define tu propia estructura de almacenamiento. Lo ideal es hacerlo por tipo de artículo y rotación que tenga.

Paso #3.- Establece el código para cada artículo✔

Determina la codificación de cada artículo. El código debe abarcar modelo, color, proveedor, marca y estilo.

Paso #4.- Decide el programa en el que harás el inventario✔

Selecciona el programa para llevar el inventario, puede ser Excel o un software especializado. La recomendación si estás empezando es Excel.

Paso #5.- Busca una plantilla si quieres facilitar el proceso✔

La plantilla de inventario debe contener: entradas y salidas, debe registrar todo lo que compras y vendes. Para ello puedes valerte de una plantilla Excel y llenarla con todos los datos de tus productos.

Paso #6.- Inventario físico antes que Digital✔

Realiza un inventario inicial en físico, siempre es importante. Esto implica ir a almacén y hacer conteo y registro de todo manual.

Paso #7.- Programa para realizarlo✔

Programa un día para la realización de inventario.

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Si estás empezando lo ideal es realizar el inventario mensual los primeros meses, para así ver la rentabilidad de la empresa. Luego, puedes colocarlo trimestral y finalmente anual cuando ya la empresa esté estabilizada.

¿Cuáles son las Razones para Llevar a Cabo un Inventario?

Un inventario es una de las actividades trascendentales en una empresa, pues permite realizar un conteo de todo el capital físico con que cuenta, así como, la fiscalización de todo lo que entra y sale de la misma.

#1: Detectar si existen productos próximos a caducar, caducados o deteriorados.

#2.- Determinar si hay stock obsoleto que tiene un impacto importante en los llamados costos de almacenamiento.

#3.- Saber cuáles son los productos con más rotación y así invertir más en los mismos, así como los estáticos.

#4.- Determinar si hay desviaciones o errores humanos o por sistema, que al final van a repercutir en el balance de cuentas final.

#5.- Comprobar si existen pérdidas de productos o ganancias.

¿Qué es un Inventario?

El inventario no es más que un listado o catálogo minucioso, sistematizado y valorado de cada uno de los productos que tiene almacenado una empresa. Esta mercancía es clasificada de acuerdo a sus principales características y agrupadas entre similares, con el fin de conocer a detalle el patrimonio empresarial, ya que forma parte del capital.

El objetivo de un inventario es optimizar, en pocas palabras aumentar ganancias y minimizar los gastos y costos de almacenamiento.

Ejemplo de Inventario:

CódigoProductoDescripciónStock InicialEntradasSalidasTotal
A0101Lápiz de grafitoIndividual100503092
A0102Lápices de coloresCaja de 12 unidades20010040163
A0103Hojas BlancasPaquete de 100 unidades30020050287

Si estás interesado en este y otros temas, te invitamos a seguir disfrutando de los contenidos que estaremos subiendo en nuestro blog.

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