¿Cómo dar su consentimiento a la grabación en Hangouts?

La grabación de Hangouts es una herramienta útil para recordar las reuniones y para compartir contenido con amigos. En los últimos años, muchas personas involucradas en reuniones virtuales o llamadas telefónicas usan Hangouts para grabar la conversación. Esta práctica puede provocar ciertas preocupaciones relacionadas con el consentimiento. ¿Cómo pueden los usuarios dar su acuerdo para grabar una llamada de Hangouts? En este artículo pretendemos ayudar a las personas a comprender el proceso general de autorización para la grabación de Hangouts.

1. ¿Qué es una grabación de Hangouts?

Las grabaciones de Hangouts ofrecen una forma conveniente de grabar y compartir reuniones con un número ilimitado de personas. Esto es ideal para equipos remotos que necesitan hablar con personas a larga distancia. Como parte de los servicios ofrecidos por Google, actualmente se ofrecen dos tipos de grabaciones de Hangouts: facilitadas de Google Hangouts Meet y de Google Hangouts Chat.

¿Cómo funcionan las grabaciones de Hangouts Meet? Las grabaciones de Hangouts Meet permiten a los usuarios grabar una reunión a la vez. Estas grabaciones se graban como un archivo de vídeo y pueden almacenarse en Google Drive. Las grabaciones contienen toda la conversación que se produce durante una reunión, incluidos todos los mensajes de texto utilizados para compartir archivos. Las grabaciones se pueden compartir con otros usuarios de forma privada, o compartirse con el público a través de un enlace.

¿Cómo funcionan las grabaciones de Hangouts Chat? Las grabaciones de Hangouts Chat se utilizan para grabar conversaciones entre miembros de un equipo. Las grabaciones se pueden almacenar en Google Drive, se pueden compartir privadamente con otros usuarios o compartirlas públicamente a través de un enlace. Estas grabaciones de Hangouts Chat también ofrecen la posibilidad de configurar a los usuarios mediante el uso de una configuración de mensajería (por ejemplo, para bloquear contenido o permitir a los usuarios ver a quién están hablando). Las grabaciones también pueden ser compartidas con Google Docs para permitir a los usuarios editar las grabaciones en tiempo real.

2. ¿Por qué es importante dar el consentimiento para grabar un Hangout?

Dar el consentimiento para grabar un Hangout es extremadamente importante, tanto para el anfitrión como para los asistentes de la sesión. Esta conciencia de los derechos de los demás les permitirá a todos sentirse respetados y seguros. Con eso en cuenta, aquí hay algunas cosas que hay que tener en cuenta al grabar Hangouts.

Información previa: En el Hangout, el anfitrión debería dejar claro en la descripción para que los invitados sepan que la grabación también está sucediendo. Es importante para que los invitados tengan conocimiento antes de la sesión para que puedan decidir si desean participar en la grabación.

Se provee consentimiento: El anfitrión debería pedir consentimiento al comienzo de la sesión para que todos sepan a ciencia cierta que cualquier persona que ha ingresado está consciente de la grabación. Esto puede incluir una nota adicional para indicar que si alguien no desea grabar, puede salir del Hangout cuando sea y su decisión será respetada.

Monitorear el Hangout: Puesto que el anfitrión es el único que puede grabar el Hangout, también es el responsable de monitorear el contenido de la misma. Teniendo en cuenta esto, el anfitrión debe dejar en claro en la donación que cualquier contenido subido con fines de abuso o violación de derechos de cualquier persona no será tolerado.

3. ¿Cómo se da el consentimiento de grabación para un Hangout?

Es posible que al momento de realizar un Hangout tengamos la necesidad de grabar la actividad durante la conversación o reuniones. Esto es especialmente útil cuando se desea que el Hangout sea accesible para aquellos que no pudieron asistir en el momento. Por eso, es importante que todos los participantes den su consentimiento tal como sucede con los shows de televisión.  A continuación detallamos los pasos a seguir para tener el consentimiento de los miembros involucrados.

Hacer el anuncio:  Antes de comenzar el Hangout es primordial informar a todos los participantes de que se estará grabando la sesión. Esto incluye a los organizadores, moderadores y participantes, todos deben ser informados sobre el registro de la actividad de antemano. Esto no solo es un paso ético sino que también es una buena práctica legal.

Dar una Explicación: Una vez que el equipo está al tanto del Hangout, también es importante explicarles para qué será utilizado el registro de audio y video. Esta información adicional ayuda a los oyentes y participantes a entender con qué propósito se está realizando la grabación. 

Solicitar su Consentimiento: Si desea una mayor seguridad legal, es importante que todos los usuarios den su consentimiento. Puede enviar un formulario que deben firmar el organizador y los participantes. Con ello, es posible tener un mayor nivel de certeza que nadie puede demandarte por violar sus privacidad. 

4. ¿Cómo administrar el consentimiento de grabación en un Hangout?

Usando la herramienta Hangout Creator para administrar el consentimiento de grabación: Hangout Creator es la herramienta y la extensión de Chrome diseñada por Google para ayudar a los administradores de Hangouts a administrar el consentimiento de grabación. El Hangout Creator puede ayudarlo a agregar a sus participantes antes de una grabación, conducir la grabación, establecer restricciones de privacidad adicionales como permitir solo los miembros de la conversación ver el contenido compartido, y administrar el consentimiento de grabación. Una vez que se haya autenticado con su cuenta de Google, solo necesita seguir estos pasos para iniciar la herramienta Hangout Creator:

• Visite Google Hangouts y haga clic en el botón Crear Hangout en la columna de la izquierda.
• Agregue los detalles de su Hangout como el nombre de la conversación, admitir invitados, asignar una fecha y hora, y establecer un recordatorio de Hangout.
• En la sección de administrador de grabación, haga clic en el botón «Utilizar Hangout Creator, Una herramienta para administrar el consentimiento de grabación». Esto le llevará a la extensión de Chrome.

Usando la extensión de Chrome para administrar el consentimiento de grabación: Una vez que haya descargado e instalado la extensión de Chrome de Hangout Creator, la herramienta le ayudará a administrar el consentimiento de grabación: permitir a las personas saber que está grabando la conversación antes de que comience y aceptar que tienen Derechos de Autor sobre el contenido que comparten. Además, el uso de la herramienta puede ayudarle a administrar la privacidad durante la grabación. De esta forma, siempre que un nuevo miembro se una a la llamada, la herramienta le pedirá al miembro que acepte los términos de privacidad y consentimiento de grabación. Una vez que la herramienta haya verificado que todos han aceptado los términos, se mostrará un mensaje en la pantalla para que los usuarios comiencen.

Gestión del consentimiento de grabación en Hangouts: Con la herramienta Hangout Creator, los administradores de Hangouts ahora pueden administrar el consentimiento de grabación de forma sencilla. Esto les ayuda a garantizar que todos los miembros de la videollamada acepten los términos de privacidad antes de la grabación. Además, la herramienta también les permite establecer restricciones adicionales sobre quién puede ver el contenido compartido durante la videollamada. Esto significa que solo los miembros de la llamada tendrán acceso a él, lo que permite al administrador controlar la privacidad de la videollamada. La herramienta también le permite detener y continuar la grabación, y también le permite administrar la grabación automáticamente al comenzar y finalizar la videollamada.5. ¿Cómo evitar la grabación no autorizada de un Hangout?

1. Cambiar los ajustes de Google Hangouts

Google Hangouts tiene muchas configuraciones que puede cambiar para evitar la grabación no autorizada. Puede elegir una configuración para que solo los miembros de la sala de chat conocidos puedan unirse, así como configuraciones para que los invitados solo vean el audio y el video. Google también le permite deshabilitar el audio y el video para todos los usuarios, lo que evita cualquier grabación desde el principio. Las herramientas de no grabación de Google también le permiten bloquear a cualquier usuario del chat, o deshabilitar y eliminar archivos de grabación.

2. Usar aplicaciones de terceros

Además de las configuraciones que ofrece Google Hangouts, hay muchas aplicaciones que los usuarios pueden usar para asegurarse de que los Hangouts no se graben sin su consentimiento. Una posibilidad es el software de Screen Capture Blocker, que le permite guardar un registro de la pantalla de los participantes y bloquear cualquier intento de grabación. También hay programas como Acethinker Screen Recorder, que le permiten grabar la sesión en tiempo real sin que ningún usuario grabe la sala de chat sin su consentimiento.

3.Monitorear el chat

Además de ajustar los ajustes y usar aplicaciones de terceros, los usuarios también pueden usar monitoreo en tiempo real para evitar la grabación no autorizada. Esto implica un seguimiento de todos los participantes en un chat y una inspección de la sala de chat para ver si hay alguien intentando grabarla. Si un usuario intenta grabar, pueden ser advertidos y bloqueados inmediatamente. Muchos programas de terceros también ofrecen una alerta cuando alguien intenta grabar, para que un usuario lo recuerde.

6. ¿Qué son las mejores prácticas para dar el consentimiento para una grabación de Hangouts?

Es importante comprender todos los requerimientos y procedimientos necesarios al realizar una grabación de Hangouts. Una de las mejores prácticas al respecto es el consentimiento previo para grabar a todos los participantes del chat. Esto es fundamental para respetar el derecho a la privacidad de los usuarios y asegurar que el contenido de la grabación sea lícito.

La forma más efectiva de obtener consentimiento de los participantes es con la firma de un documento que les indique que se registrará el contenido que compartan o graben en un Hangouts. Identificar los datos personales que recolectarás y el uso que le darás al contenido capturado es parte de los ajustes del documento de consentimiento. Otro detalle clave es colocar una leyenda que indique que las grabaciones estarán protegidas y no se compartirán sin el consentimiento del usuario.

Además, merece la pena mencionar varios puntos importantes en el documento de consentimiento para grabar Hangouts: la fecha de la grabación, los términos de la licencia de uso de los contenidos por parte de terceros, la confirmación de que el usuario comprende el uso que se le dará a la grabación, el lugar en el que será publicada y cuánto tiempo se almacenarán los datos. Si ya dispones de un documento de consentimiento, asegúrate de que se ajuste a la nueva ley de protección de datos de la UE RGPD.

7. ¿Cómo pueden las empresas manejar la grabación de Hangouts?

Es importante para las empresas grabar de manera segura sus sesiones de Hangouts. Así pueden mantener registro de charlas cruciales como entrevistas, sesiones entre clientes y empleados, y otras reuniones. Además, esto les permite no sólo conservar la información, sino también que pueda ser compartida entre empleados, clientes y otros involucrados.

Una manera sencilla de realizar esta tarea es con la aplicación de grabación interactiva Parkwa. Esta herramienta les otorga a las empresas la capacidad de grabar las reuniones de Hangouts y almacenar las grabaciones en la nube, para poder verse desde cualquier dispositivo. Esta herramienta también es muy versátil pues admite sesiones en desarrollo de aplicaciones, diseño y servicios web.

• Entre las funcionalidades de Parkwa para grabar sesiones de citas se incluyen:
  • Puede grabar reuniones como entrevistas, seminarios, foros, discusiones, etc.
  • Invitar a los demás a ver la grabación
  • Admite chats, bloques de texto y videos en la grabación
  • Permite controlar los permisos de grabación

Adicionalmente, también se pueden realizar internamente otras formas de grabar las reuniones de Hangouts. Esto incluye emplear herramientas de edición de audio y vídeo como Adobe Audition o Sony Vegas, para obtener información útil y que se pueda usar para elaboración de presentaciones. Así mismo, se pueden almacenar en un dispositivo externo los datos obtenidos, para un uso posterior. También se pueden tener en cuenta los ajustes de configuración de Hangouts para limitar el grabado de reuniones.

En conclusión, asegurarse de habilitar la grabación de Hangouts de forma correcta, al final, depende de la perspectiva de privacidad de cada uno y de la cantidad de información que desea compartir. A partir de la comprensión de los beneficios y responsabilidades involucrados, será posible asegurar el adecuado consentimiento para una grabación en Hangouts.