Cómo crear PDF / A

¿Cómo crear un documento en PDF / A? Es una pregunta que muchos usuarios de computadoras se hacen a menudo. La creación de documentos PDF / A ofrece a los usuarios la facilidad de integrar contenido de documentos en papel con contenido digital, a la vez que preserva la información crítica para el archivo. Esta clase de documento es esencial para la edición legal y la gestión de documentos. Pero, ¿cómo crear este tipo de documento? En este artículo, explicaremos con detalle los pasos necesarios para crear un documento PDF / A, y explicaremos la importancia de este tipo de documento para los usuarios de computadoras.

1. ¿Qué es PDF / A?

PDF/A es un estándar para documentos portables en formato PDF. Está diseñado para proporcionar una presentación uniforme de documentos PDF y la integridad de contenido a largo plazo. Esta norma le permite a los usuarios abrir documentos PDF más antiguos sin problemas e incluso con la misma apariencia que el creó previamente.

A diferencia del formato PDF estándar, los documentos PDF/A tienen varias restricciones, como la inclusión sólo de recursos seguros, como imágenes conformes a JPEG y fuentes conformes a TrueType. Además, no permite la interacción (como la de enlaces de hipertexto) y la operación de scripts como Java. Estas restricciones vienen con el fin de desarrollar documentos PDF/A seguros para conservar el contenido y que no sufran cambios en el futuro, manteniendo la misma apariencia siempre.

Los documentos PDF/A se pueden generar desde cualquier programa de procesamiento de texto, con ayuda de una gran cantidad de herramientas para la creación de documentos PDF disponibles hoy en día. Existen muchas aplicaciones en línea y aplicaciones offline que permiten convertir documentos a PDF/A, como Acrobat Pro, Adobe Distiller y Prawn.

2. ¿Por qué es importante crear PDF / A?

El formato PDF / A:

PDF / A es un formato y estándar para evaluar archivos PDF para preservar contenido y documentos a lo largo del tiempo y garantizar su supervivencia. Esto significa que los archivos PDF / A de hoy tienen más probabilidades de ser legibles en el futuro. Esto asegura que los documentos electrónicos mantengan su calidad visual y formato original a medida que envejecen.

Ventajas de usar el estándar PDF / A:

PDF / A es un estándar abierto internacional y se usa ampliamente para documentos electrónicos. Ofrece una amplia variedad de beneficios que lo hacen ideal para una gran variedad de industrias. Estos beneficios incluyen:

• Calidad mejorada: el contenido de los documentos mantendrá el mismo formato incluso después de mucho tiempo.
• Compatibilidad: se garantiza que estos documentos sean legibles en cualquier dispositivo.
• Seguridad: PDF / A usa cifrado para evitar la edición y alteración de contenido.
• Obsolescencia de la tecnología: los documentos PDF / A son independientes de la tecnología, lo que garantiza su legibilidad incluso si los programas y sistemas usados para crearlos se vuelven obsoletos.

Herramientas de creación de PDF / A:

Existen muchas herramientas y servicios disponibles en línea para crear documentos electrónicos PDF / A. Estas herramientas ofrecen las herramientas necesarias para convertir archivos al formato PDF / A, así como incorporar metadatos, agregar texto, imágenes, firmas digitales y diferentes modificaciones de la estructura de página.

Además, muchas de estas herramientas también te permiten hacer un seguimiento de los cambios realizados en los archivos y solicitar la aprobación de los mismos. Estas herramientas son fáciles de usar y permiten a los usuarios crear documentos PDF / A en cuestión de minutos. Algunas de estas herramientas son Adobe Acrobat DC, PDF Architect, PDF Candy, Small PDF y más.

3. Paso a Paso: Cómo Crear Documentos PDF / A

• Abrir un programa de edición de software y revisar la herramienta de exportación de documentos. Esto es esencial para el proceso de creación de un PDF. Es importante seleccionar las herramientas correctas para editar y exportar fácilmente el documento. Hay varios programas disponibles para su uso, como Microsoft Word, Adobe InDesign y Adobe Acrobat Pro entre otros.
• Asegurarse de que el formato de texto de su documento sea compatible con la opción de exportación PDF. Si el formato de texto no es compatible con la opción de exportación PDF, entonces el archivo no se podrá exportar. Los formatos de texto más populares son Word, TXT y RTF.
• Exportar el documento en el archivo PDF. Cuando todos los pasos anteriores han sido completados, se puede comenzar a exportar el documento al software de edición como un archivo PDF. Esto puede relizarse a través de herramientas como las opcione Export PDF, Guardar como PDF o Impresión a PDF, dependiendo del software que se esté utilizando.

Los usuarios pueden crear documentos PDF usando una variedad de herramientas y software como Word, Adobe Acrobat Pro, Adobe InDesign entre otros. Durante la creación de documentos PDF, los usuarios deberán asegurarse de que el formato de texto sea compatible con la opción de exportación que elijan. El formato más compatible con esta opción es Word, TXT y RTF.

Luego de esto, los usuarios deberán exportar el documento con una de estas herramientas: Export PDF, Guardar como PDF o Impresión a PDF. Este último paso convierte el documento a un archivo PDF en el que la información se guardará correctamente. Estas herramientas pueden ayudar a convertir los documentos a un conveniente y popular formato de archivo PDF sin perder ninguna información.

Además de esto, los usuarios también pueden añadir funcionalidades al documento PDF como marcadores, enlaces y contraseñas. Estas herramientas pueden ayudar a asegurar el contenido del documento para su uso privado o para compartirlo con otros usuarios. Una vez creado, el documento puede ser descargado para su uso posterior.

4. Herramientas para Crear PDF / A

La implementación de un documento en formato PDF emplea una serie de herramientas para su configuración y creación. Algunas de estas herramientas se explicarán a continuación:

Adobe Acrobat DC: Se trata de la aplicación líder en la creación y manipulación de documentos en formato PDF. Cuenta con una interfaz sencilla y moderna, que permite la creación de archivos PDF con sólo un par de clics. Esta herramienta es ideal para aquellos usuarios que solo necesitan una pequeña edición en sus documentos, como, por ejemplo, añadir títulos, imagen, etc. Esta herramienta también permite la edición de contenido existente, la interacción con formularios electrónicos, la creación de archivos híbridos con formatos HTML/PDF y la creación de archivos PDF certificados.

Visor de Microsoft Office: Este visor gratuito de Microsoft es ideal para aquellos que necesitan visualizar documentos en formato PDF y realizar búsqueda y selección en texto. El visor de Microsoft Office también permite la impresión, edición y creación de documentos en formato PDF, así como la administración de archivos de forma remota. Además, también contiene una serie de opciones avanzadas como el control remoto, el uso de herramientas de búsqueda avanzadas, la modificación del tamaño de los archivos y la compresión de imágenes.

Nitro Pro: Se trata de una herramienta avanzada que permite la creación y edición de documentos en formato PDF. Esta herramienta es ideal para el trabajo en oficina ya que contiene una serie de funciones avanzadas como la recuperación y conversiones de archivos, la creación y envío de formularios electrónicos, la creación de listas de control y la combinación de documentos en un único archivo PDF. Esta herramienta también permite la creación y edición de archivos en formato PDF/A.

5. Especificaciones y Consideraciones al Crear PDF / A

Definición de los estándares y verificaciones

El estándar PDF/A, especificación ISO 19005-1:2005, brinda un conjunto de herramientas para un documento PDF confiable y profesionalmente creado. Es importante verificar que tu documento se haya creado según estos estándares, asegurando el construir un documento que funcione con la garantía de soporte y funcionalidad entre los distintos dispositivos delectrónicos. Esto asegura que tu contenido sea preservado por los próximos años, y de seguro su condición sea verificada correctamente.

Herramientas para verificar PDF/A

Existen varias herramientas para la verificacion de PDF/A. Las cuales permiten al usuario diagnosticar y comprobar si el documento PDF cumple con los estándares de la especificación ISO 19005-1. Entre estas herramientas tenemos Adobe Acrobat Pro DC, nuestra recomendación para la verificación de tus documentos PDF, P.DFCheck, una herramienta libre para verificar y afinar un documento PDF, y Verapdf, una herramienta gratis para verificar la validez de los documentos PDF.

Creación y convertir un documento en PDF/A

Adobe Acrobat Pro DC es nuestra recomendación para la creación y conversión de documentos PDF a PDF/A. Esta herramienta proporciona funcionalidades como la creación y exportación de tu PDF a la versión PDF/A. Puedes elegir la versión PDF/A por la cual quiereas convertir tu documento. Otra herramienta útil para realizar el mismo proceso es “PDF Developer Tools”. Esta herramienta provee herramientas para desarrollo en línea, para crear, imprimir, modificar, y convertir tu PDF a versiones PDF/A.

6. Cómo Verificar la Validez de un Documento PDF / A

Verificar la Validez de un Documento PDF con Adobe Acrobat Pro

Si desea verificar el contenido, la confiabilidad y la seguridad a largo plazo de un documento PDF, una buena recomendación es utilizar Adobe Acrobat Pro para verificar los metadatos y los atributos del archivo. Esto le ayudará a mantener la seguridad del documento evitando cualquier tipo de mal uso. Adobe Acrobat Pro contiene un panel de control diseñado para verificar el estado del archivo PDF.

Comenzar a Verificar en Adobe Acrobat Pro

Una vez que ha ejecutado Adobe Acrobat Pro, debe ingresar al panel de control para verificar la validez del PDF. Esto sólo se puede hacer si el archivo fue creado con una versión más reciente de Acrobat Pro. Para este proceso, hay que iniciar el panel de control y elegir el archivo que se desea verificar.

Adobe Acrobat Pro también le permite verificar la firma digital de un documento de forma individual. Esto le dará la confianza de que el contenido del documento es autentico, así como que todos los datos relacionados con él son seguros. Para verificar la firma, también hay que iniciar el panel de control y escoger el archivo para verificar su estado.

7. Advantajes de la Creación de PDF / A

La creación de PDF / A es un estándar de formato de documentos de vigilancia de la industria, diseñado para producir documentos que sean estructuralmente y visualmente indisctuibles del original. Esto se logra estableciendo estrictos requisitos para archivar, prevenir la modificación y asegurar la integridad física y digital de los documentos de gestión de documentos.

Ventaja 1: Mayor integridad La creación de documentos en el formato PDF / A ofrece mayor integridad digital y física que el formato PDF estándar. Esto significa que el documento se crea exactamente igual que el original. Una vez creado, el documento se congela en el formato PDF / A, lo que impide cualquier cambio no autorizado o reelaboración por la entidad responsable.

Ventaja 2: Mejor fiabilidad Al ser un estándar, hay varios desarrolladores de software que ofrecen soluciones para la creación de documentos PDF / A. Esto significa que los usuarios finalmente obtienen los mismos resultados, independientemente del software que utilicen en un momento dado. Esto es especialmente útil para establecer una cadena de custodia apropiada durante el procesamiento y conservación de documentos.

Ventaja 3: Alcance ampliado Los documentos PDF / A tienen un alcance mucho mayor que los documentos PDF estándar. Estos documentos se pueden intercambiar entre las diferentes agencias gubernamentales. Esto hace que los documentos sean recuperables durante mucho más tiempo y sean más compatibles con futuras tecnologías DEFI.

En esta guía, hemos repasado cada paso para crear un rápido y fácilmente documentos PDF/A. Desde los conceptos básicos, como la elección de una herramienta y la conversión de datos, hasta los ejemplos de cada parte de la implementación, los lectores ahora pueden tener una mejor comprensión de la creación de estos documentos. Con el enfoque correcto y la ayuda adecuada, cualquiera puede crear documentos PDF/A para un propósito específico, así como usar los recursos más adecuados para obtener mejores resultados.